[GUIA] Carteira de trabalho digital – Como funciona e o que muda para empresa

imagem de um celular com a carteira de trabalho na tela

Um dos documentos mais importantes da vida laboral de um trabalhador é a sua carteira de trabalho, documento onde são anotadas todas as suas experiências profissionais. Desde 2019 a carteira de trabalho se tornou digital, com a proposta de facilitar o seu acesso por meio da internet. 

Com isso, a carteira de trabalho digital facilitou não só a vida dos funcionários, que agora podem visualizar de forma muito mais prática suas experiências trabalhistas, mas também a rotina das empresas, que a partir disso conseguem administrar esse documento de forma otimizada sem precisar recolher o documento físico. 

Segundo dados do Governo Federal, desde seu lançamento até 2020, a carteira digital já ultrapassou mais de trezentos milhões de acessos. E, somente em 2020, com o advento da pandemia da COVID-19, a CTPS digital teve cerca de 270 milhões de acessos.

É inegável que o documento digital precisou começar a fazer parte das rotinas das organizações. E mesmo sendo lançada já há bastante tempo, ela ainda gera algumas dúvidas em empresas e colaboradores. 

Por isso, nesse texto veremos detalhes sobre como funciona a carteira de trabalho digital e como empregados e empregadores podem ter acesso ao documento. 

 Mas antes de começarmos, confira os tópicos que serão tratados aqui:

Vamos começar!

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O que é a carteira de trabalho?

A Carteira de Trabalho é um instrumento utilizado para documentar e comprovar uma relação empregatícia. Nela, são anotadas informações importantes da experiência profissional de um trabalhador, como:

  • Seu cargo;
  • Data de admissão;
  • Férias;
  • Salário;
  • E diversas outras informações que compõem aquela relação de emprego.

Ela é um importante documento para fins trabalhistas e previdenciários, e garante que o funcionário receba todos os direitos trabalhistas previstos pela CLT. Esse documento é obrigatório e precisa ser preenchido toda vez que existe uma relação empregatícia em regime celetista. Até mesmo para serviços temporários ou terceirizados.

Como surgiu a CTPS?

Agora, você sabia que a Carteira de Trabalho nem sempre teve esse nome? E também que ela não surgiu com o decreto da Consolidação Das Leis do Trabalho (CLT)

Pois é, quando foi criada, em 1932, o primeiro nome dado a CTPS foi Carteira Profissional, ela surgiu através de um decreto do então presidente na época, Getúlio Vargas. 

De acordo com registros, a carteira de trabalho surgiu pela necessidade de regulamentar a vida do trabalhador urbano, pois, naquela época o país começava a ter uma forte atividade industrial, e até então só existia a Carteira de Trabalhador Agrícola.

Com a sua criação, o trabalho na indústria ou comércio passou a ser regulamentado, sendo mais fácil garantir os direitos profissionais dos trabalhadores.

Um pouco mais adiante, em 1969, a carteira profissional passou a se chamar Carteira de Trabalho e Previdência Social, significado de CTPS, por meio do Decreto-Lei Nº 926.

Essa alteração ocorreu com a finalidade de modernizar e atualizar o documento, pois a carteira armazenava todos os registros da vida de um trabalhador, incluindo trocas de emprego ou cargos. 

Com isso, todos os trabalhadores passaram a ser regidos pelo mesmo documento, extinguindo-se então a Carteira Profissional, Carteira de Trabalho do Menor e a Carteira Profissional do Trabalhador Rural.

E através da CTPS, os trabalhadores garantem acesso à direitos trabalhistas importantes como:

O que diz a lei sobre a carteira de trabalho?

A carteira de trabalho aparece no artigo 29, na Seção IV da CLT. Nessa parte são expostas todas as regulamentações e normas a respeito das anotações da CTPS. 

Esse artigo sofreu algumas alterações com a Lei da Liberdade Econômica, a mais importante delas é que agora o prazo para anotação da admissão do colaborador em sua carteira é de 5 dias úteis e não mais de 48 horas. 

Contudo, em seu parágrafo 8°, o artigo diz que apesar do prazo de devolvimento da carteira agora ser maior, o trabalhador ainda deve ter acesso à todas as informações da sua CTPS no prazo de 48 horas a partir de sua anotação.

Veja na íntegra o que diz o artigo:

“Art 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.         

§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; ou 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.                  

§ 4o É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.              

§ 5o O descumprimento do disposto no § 4o deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.               

§ 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.       

§ 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.       

§ 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”   

O artigo deixa claro como deve ser feita a anotação da carteira de trabalho. Agora, vamos entender o motivo pelo qual a carteira de trabalho virou digital. 

Por que a carteira de trabalho virou digital? – Lei da Liberdade Econômica

O aplicativo da carteira de trabalho digital já existia desde 2017, porém, foi só com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que ela passou a valer como uma alternativa à  CTPS física. 

Essa lei foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país. E a proposta faz parte da iniciativa do governo de digitalizar alguns processos, e com isso agilizar o acesso às informações trabalhistas.

Por isso, após a lei da liberdade econômica, a CTPS digital passou a valer como substituta da carteira de trabalho física. 

Anteriormente à digitalização da carteira de trabalho, alguns dos problemas mais comuns enfrentados pelos trabalhadores com a CTPS em papel era que, muitas vezes, era preciso solicitar uma segunda via do documento quando não havia mais espaço para registros, ou houvesse a perda ou deterioração do documento com o passar do tempo. 

O problema era que como as informações ainda não estavam integradas, como é hoje, muitos colaboradores precisavam ir em empresas para recuperar seus registros. 

Já nas empresas, o problema mais comum era o vai e vem com a carteira do colaborador, uma vez que a empresa precisava recolher o documento para fazer qualquer anotação sobre a vida profissional do funcionário. E por isso, a proposta da carteira digital facilitou os dois lados da relação empregatícia.

Como funciona a CTPS digital?

Além das regras previstas na Lei da Liberdade Econômica, a carteira digital também é disciplinada pela Portaria Nº 1.065 expedida pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. 

Essa portaria estabelece regras e normas mais detalhadas sobre o funcionamento da carteira digital de trabalho. Detalhes importantes e que causam bastante dúvidas, como por exemplo, como fazer carteira de trabalho digital ou qual o número da carteira de trabalho digital.

Vejamos a seguir. 

A primeira das questões sobre o funcionamento da carteira online, é que de acordo com a portaria, toda pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), já possui uma carteira de trabalho digital, sendo apenas necessário sua habilitação.

Isso quer dizer que, para acessá-la, o trabalhador deve fazer um passo a passo para habilitar o documento. E uma vez que ela for habilitada, o trabalhador pode acompanhar as informações contidas em sua carteira digital por meio do aplicativo para celular ou site do governo. 

Carteira de trabalho digital para o empregador: Como funciona?

A carteira de trabalho digital para o empregador irá funcionar da mesma forma que para os funcionários, as empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet, o que facilita bastante esse processo. 

Outra questão importante é que na carteira de trabalho online, diferente da carteira física, não existe uma numeração específica, assim, a empresa consegue fazer todas as transações utilizando apenas o CPF do colaborador. Sem precisar da carteira para realizar anotações de forma física. 

Vamos entender melhor no próximo tópico. 

O que muda para as empresas na hora da contratação?

imagem de duas mulheres damdo as mãos e um homem sorrindo

Toda essa iniciativa de digitalização de documentos trabalhistas, possui relação com a criação do eSocial, um projeto do Governo Federal que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único lugar. 

O Esocial foi criado em 2014, e apesar de ter sido de uso opcional no começo, com o passar dos anos ele foi se tornando gradativamente obrigatório. 

E qual a relação dele com a carteira de trabalho?

Simples, as empresas que usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa, nem mesmo preencher a carteira de trabalho digital. Isso porque, as informações lançadas no sistema do eSocial migrarão automaticamente para a CTPS digital.

Essa mudança facilitou todo o processo de admissão, mas ainda é importante se atentar à esse passo a passo:

Ao contratar um funcionário, a empresa deve lançar seus dados no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) do eSocial antes que ele comece a trabalhar.

Caso você ainda não tenha todas essas informações, outra opção é enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas, para depois completar o cadastro no S-2200.

Fazendo esse procedimento, a sua empresa não precisa mais que o colaborador leve a carteira de trabalho física para preenchimento, todos os dados estarão disponíveis de forma digital. 

E para os colaboradores?

Como diz a expressão popular, para o empregador poder “assinar a carteira de trabalho digital”, ao ser contratado basta que o novo colaborador informe o número de seu CPF. 

Dessa forma, a empresa consiguirá cadastrar seus dados no aplicativo e todas as informações serão inseridas automaticamente. 

Contudo, vale relembrar que, para que o empregador consiga registrar a carteira de trabalho é necessário que antes o funcionário tenha habilitado seu cadastro na plataforma, falaremos sobre isso um pouco mais adiante. 

Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?

imagem da mão de um homem mexendo no celular e um computador em cima da mesa

A digitalização da carteira de trabalho trouxe diversos benefícios para as empresas e funcionários. 

Para as empresas podemos dizer que ela facilitou todo o processo de registro de informações, uma vez que o lançamento das informações no Esocial agiliza toda a rotina de trabalho. 

A partir dele a empresa não precisa mais que o colaborador traga o documento físico, nem precisa realizar o cadastro diretamente na carteira de trabalho online.

Além disso, o fato do aplicativo ser integrado com diversos órgãos do Governo Federal (CAGED, Pis e eSocial), diminui o risco de erros ou fraudes devido a concessões irregulares de benefícios trabalhistas, e ajuda a identificar com maior facilidade inconsistências e informações falsas.

E para o trabalhador, ela possibilita que ele acesse as suas informações de maneira rápida e fácil sempre que for necessário. E essa praticidade também é vista para aqueles que irão solicitar o documento pela primeira vez. Em qualquer caso, esse documento é emitido muito mais rápido.

Esse processo pode ser feito diretamente pelo aplicativo, o que ajuda a diminuir o tempo gasto em agências de atendimento, e gera uma maior otimização.

Por fim, a carteira de trabalho digital também traz mais segurança, já que suas informações trabalhistas serão atualizadas constantemente e de forma rápida. Sem contar que o documento digital evita o problema com a perda, a deterioração do documento, ou a falta de espaço para anotações como acontecia quando ele era impresso. 

O que mudou com a carteira de trabalho digital?

Número da CTPS

Muitas pessoas ainda possuem dúvidas sobre qual é o número e a série da carteira de trabalho digital. Afinal, essa foi uma das grandes mudanças, pois, antes da carteira digital ser lançada, a CTPS comum tinha um número de identificação com 8 dígitos, divididos entre número e série da carteira. 

E além disso, até janeiro de 2020 os empregadores precisavam obrigatoriamente inserir informações de admissão ou demissão no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Contudo, quando esse documento passou a ser digital, foram extintos o número e série da carteira e agora a identificação é feita pelo CPF do colaborador com 11 dígitos. 

Essa mudança acabou gerando uma certa confusão e diversas pessoas perguntavam “como achar o número da carteira de trabalho digital” pois, pelo CAGED as empresas ainda precisavam colocar o número e a série da CTPS. 

Para solucionar o problema a orientação dada pelo portal CAGED, era que a empresa deveria informar no campo “Número da Carteira de trabalho” os 7 primeiros dígitos do CPF do colaborador, e no campo “série da carteira de trabalho” os 4 últimos dígitos do CPF dele. 

Já no campo “UF da carteira de trabalho”,a empresa deveria informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Atualmente, como falamos um pouco mais acima, toda a admissão e demissão é feita pelo portal Esocial, que precisa somente do número de CPF do trabalhador para identificá-lo. 

Portanto, não é mais necessário saber o número e a série da carteira de trabalho, o que acaba facilitando a identificação profissional do colaborador e tornando o processo mais rápido e assertivo. 

Assinatura digital

A assinatura da carteira de trabalho é outra dúvida comum, afinal, como ela é feita já que agora o documento é digital? Por meio de uma assinatura digital?

É simples, no momento em que o empregador lança a nova admissão no eSocial, esse feito já vale como uma “assinatura da carteira”, não sendo necessário assinar fisicamente o documento. E por meio do seu aplicativo, o trabalhador já consegue visualizar o seu novo contrato de trabalho

Atualização da carteira de trabalho

Todas as atualizações ou alterações relacionadas ao vínculo empregatício, como férias, alterações de salário ou cargo, também são enviadas para a carteira de trabalho digital por meio do Esocial. 

Contudo, elas não aparecem de imediato na carteira digital pois, após a transmissão para o Esocial existe um tempo para o processamento dos dados até que o funcionário possa visualizar a nova informação. 

Mudanças no processo de demissão

A demissão assim como a admissão agora é enviada por meio do eSocial, não sendo mais necessário levar a carteira de trabalho física para dar baixa no contrato de trabalho. 

Então, quando o empregador transmitir o evento, logo ele aparecerá na carteira online do funcionário. 

Agora que nós entendemos tudo sobre a carteira digital de trabalho, vamos responder algumas das principais dúvidas a respeito dela!

Principais dúvidas: Carteira de trabalho digital

Por mais que seu uso tenha aumentado no ano de 2020, muitas empresas e trabalhadores ainda possuem dúvidas sobre a carteira de trabalho digital. Separamos as principais para você, veja a seguir. 

A CTPS de papel deixa de valer?

A CTPS em papel não deixa de valer, entretanto, a carteira de trabalho digital substitui a de papel, já que agora todos os processos relacionados aos vínculos trabalhistas são feitos eletronicamente.

A versão física do documento só deve ser apresentada no caso dos funcionários contratados por órgãos públicos ou organismos internacionais.

Caso contrário, deve-se utilizar a versão digital. Mas atenção, isso não quer dizer que o trabalhador precise se desfazer de sua carteira, veja o próximo tópico. 

Posso ver todo o meu histórico profissional no aplicativo?

Em teoria, sim. Porém, contratos mais antigos podem aparecer com certas divergências na versão digital, por isso, o documento impresso ainda continua sendo extremamente importante como forma de comprovar suas experiências anteriores. 

Inclusive, o governo federal recomenda que o trabalhador mantenha a sua antiga carteira de papel guardada, mesmo tendo aderido à carteira digital. 

Como tirar a carteira de trabalho digital?

Quando a CTPS ainda era de papel, os trabalhadores precisavam tirar o documento em um dos postos de apoio ao trabalhador. Agora, na versão digital não é mais preciso se deslocar a algum lugar, basta realizar o seu cadastro eletronicamente. Veja como no próximo tópico!

Como acessar a carteira de trabalho digital?

Para acessar a sua carteira digital, o primeiro passo é habilitá-la.

Primeiro acesse a página de cadastramento no site do Ministério da Economia,  e clique no botão azul “Quero me cadastrar”.

Em seguida, existem duas formas de continuar:

A primeira, é se você já for cadastrado em algum site do governo como: Sine Fácil,  Meu INSS, etc, nesse caso basta clicar em “Já tenho cadastro”, informar o CPF, clicar em avançar, e digitar sua senha.

Agora, caso não tenha esse cadastro, você será direcionado para um formulário para preencher com dados como seu CPF, nome completo, telefone e e-mail. 

Após preencher, clique em “Não sou um robô”, depois em “Eu aceito os termos de uso”, e por fim em “Continuar”.

Você será direcionado para um questionário, e deverá responder algumas informaçṍes pessoais como:

  • Ano de nascimento; 
  • Nome da Mãe;
  • Mês de nascimento.

Ao terminar, você deverá escolher entre SMS ou E-mail para receber um link de validação de cadastro. Após receber esse link, você deverá cadastrar uma senha.

E pronto! Ao finalizar, você já será direcionado a uma página que contém informações pessoais e a sua Carteira de Trabalho Digital.

Nela você encontrará todos os seus dados pessoais, as últimas anotações de seu emprego atual, e também registros como férias, alteração de salário

Para visualizar outros contratos de trabalho formais com as ocupações, salários e períodos de trabalho, você deverá responder um questionário com algumas perguntas sobre sua trajetória profissional. 

Ao terminar, você terá habilitado sua carteira de trabalho digital e poderá acompanhar seus registros profissionais de forma online. 

Esse processo também pode ser feito diretamente pelo aplicativo, que pode ser baixado por celulares com sistema operacional Android e iOS.

Como saber se a carteira já foi assinada?

A assinatura da carteira é algo muito aguardado pelo novo colaborador contratado, e isso acontece de forma muito mais prática e rápida quando o processo é feito digitalmente. 

Após 48 horas do lançamento das informações do novo contrato no portal do eSocial, o funcionário já consegue visualizar os dados na sua Carteira de Trabalho Digital, o que é equivalente à assinatura da carteira. 

Conclusão

imagem de uma mão segurando uma carteira de trabalho

A carteira de trabalho digital marcou um grande avanço no objetivo de digitalizar e desburocratizar diversos processos. 

Por meio dela, as empresas tiveram suas rotinas otimizadas e facilitadas, inclusive neste momento de isolamento social, que mostrou ainda mais a importância da digitalização de processos

Já para o lado dos trabalhadores, ela também foi de grande valor, pois traz mais acessibilidade, sustentabilidade, desburocratização e praticidade.

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