Conectividade Social ICP: entenda o que é, quais as funções e benefícios

notebook aberto mostrando a tela do site conectividade social ICP

A transformação digital viabilizada pelo avanço da tecnologia tem provocado uma verdadeira revolução na execução de processos. 

Se antes os problemas do dia a dia pareciam complexos ou trabalhosos, hoje eles têm a tecnologia como aliada. Esse é o caso da Conectividade Social ICP, que conectou o empregador à Caixa Econômica Federal.

Com esse recurso, as organizações garantem mais praticidade aos empresários e seus contadores. Mas você sabe como ela funciona ou quais são suas funções? 

Para saber mais sobre a Conectividade Social ICP, confira quais tópicos iremos abordar sobre o assunto:

Aproveite a leitura!

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O que é Conectividade Social ICP?

Todo empregador precisa cumprir uma série de obrigações trabalhistas listadas perante a lei. E, para que elas sejam desempenhadas com mais praticidade e segurança, a Caixa Econômica Federal disponibiliza algumas ferramentas às organizações. Entre elas, está a Conectividade Social ICP.

O objetivo desse serviço é viabilizar o envio, compartilhamento e consulta de informações trabalhistas relacionadas ao FGTS e à Previdência Social.

Talvez você não saiba, mas esse recurso da Caixa não é novidade. Há muitos anos, já é possível transmitir essas informações por meio do Conectividade Social. 

No entanto, para que essa transmissão de dados acontecesse, era necessário que a empresa instalasse uma ferramenta no computador, o que deixava os dados dos colaboradores vulneráveis.

Agora, com a versão 2 da Conectividade Social, o envio dos dados é feito pelo navegador de internet. Já a segurança está garantida por meio do uso de um certificado digital.

E o que é Certificado Digital?

Imagine que você está indo votar. Antes de chegar à urna eletrônica, precisa apresentar documentos aos mesários que comprovem a sua identidade, certo? Esses documentos são o RG e o título de eleitor.

No ambiente digital também é possível comprovar a identidade. Neste caso, é usado o Certificado Digital. 

Basicamente, esse certificado consiste em um documento eletrônico que reúne dados sobre a pessoa física ou jurídica. Com ele, é possível assinar documentos digitalmente e acessar sistemas restritos, como a Receita Federal e o INSS.

A principal vantagem do Certificado Digital é a sua segurança, isso porque ele usa chaves criptográficas que não se repetem e tornam os dados praticamente invioláveis.

E qual a relação entre a Conectividade Social ICP e o Certificado Digital? Basicamente,  o sistema exige essa certificação para ser acessado.

Para que serve a Conectividade Social ICP?

Como foi dito, a Conectividade Social ICP cumpre com obrigações trabalhistas previstas em lei, e sua principal funcionalidade é manter as informações dos funcionários acessíveis e sempre atualizadas.

Por meio desse sistema é possível ter acesso, por exemplo, aos dados do FGTS de profissionais registrados na companhia, e, com essas informações, o Departamento Pessoal pode fazer ajustes no contrato de trabalho, bem como comunicar afastamentos, desligamentos e rescisões.

Quais são as funções da ferramenta Conectividade Social ICP?

Considerando que o objetivo da Conectividade Social ICP é promover a acessibilidade e integração de dados dos colaboradores, suas funções estão diretamente atreladas à rotina das companhias. Veja as principais delas:

  • Recebimento e visibilidade de comunicações da Caixa Econômica Federal;
  • Recolhimento de FGTS;
  • Consulta de extratos de contribuição dos colaboradores;
  • Transmissão de informações relacionadas a processos da Previdência Social;
  • Comunicação de eventos como desligamentos e afastamentos;
  • Geração de GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) – em caso de desligamentos.

Como acessar e usar a Conectividade Social ICP?

A versão mais recente da Conectividade Social (v2) dispensa o download de programas para o computador. Assim, o acesso à ferramenta é realizado diretamente pelo navegador de internet, mais especificamente no portal da Caixa Econômica Federal.

Lembrando que só é possível fazer login no sistema mediante um Certificado Digital, que deve estar em seu nome ou em nome da empresa.

Com o certificado, o próximo passo é cadastrar a máquina. Esse cadastro é importante para garantir o acesso às funcionalidades disponíveis.  

Depois de fazer os procedimentos acima, você pode navegar pela ferramenta e visualizar as ações disponíveis.

Com relação à folha de pagamento, por exemplo, a transmissão das informações é feita após serem geradas por um software dedicado. Essa transmissão, é realizada via SEFIP, e gera um protocolo, que deve ser impresso e armazenado para a segurança da empresa. 

Em caso da atividade ser a emissão de uma GRRF, é preciso ter a ferramenta Validador GRRF Eletrônica. Com ela, a empresa pode fazer os cálculos rescisórios.

O que é o SEFIP?

SEFIP é a sigla para Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

Basicamente, ele é um aplicativo oferecido pela Caixa para a consolidação de dados cadastrais e financeiros dos contribuintes e trabalhadores, e esses dados são repassados ao FGTS e à Previdência Social. 

O SEFIP é usado por pessoas físicas, jurídicas e contribuintes equiparados à empresa e sujeitos ao recolhimento do FGTS. Com ele, esse processo se torna mais ágil e seguro.

Entre as funcionalidades disponíveis neste sistema estão:

  • Consolidação de dados cadastrais e financeiros das empresas e seus colaboradores;
  • Possibilidade de geração da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Comunicação à Previdência sobre o valor do FGTS e INSS recolhidos pela companhia;
  • Geração da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF).

Por fim, os arquivos gerados pelo SEFIP devem ser transmitidos pela internet. Isso é feito por meio da própria Conectividade Social ICP.

Quais os benefícios da Conectividade Social ICP?

Entre os principais benefícios da Conectividade Social ICP estão: agilidade, acessibilidade e segurança. Veja por quê:

A ferramenta é uma evolução de sua antecessora, de mesmo nome. Nela, o acesso é 100% digital, ou seja, dispensa a necessidade de downloads. Assim, é possível gerenciar as informações em mais de um computador. 

Isso sem falar que a empresa visualiza mais rapidamente os dados, bem como os transmite para os devidos órgãos com a mesma rapidez.

A característica digital também aumentou a segurança da plataforma. Se antes a vulnerabilidade preocupava, agora o Certificado Digital praticamente inviabiliza qualquer invasão.

Além disso, a Conectividade Social ICP reúne outros benefícios, como:

  • Redução de custos operacionais;
  • Simplificação de processos;
  • Facilitação na comunicação entre empresas e Caixa Econômica Federal;
  • Proteção contra irregularidades;
  • Maior sigilo na transmissão de informações.

Quais são os principais erros da plataforma Conectividade Social ICP?

Embora a tecnologia seja uma das maiores aliadas da atualidade, eventualmente ela pode causar alguns transtornos.

No caso da Conectividade Social ICP, o alto volume de acessos ao sistema de maneira simultânea pode prejudicar seu funcionamento. Com isso, é preciso ter um pouco de paciência e, claro, não deixar o carregamento das informações obrigatórias para a última hora.

Outro ponto de atenção está relacionado ao JavaScript. Isso porque o carregamento adequado do Certificado Digital está vinculado a esse sistema. Sem ele, não há certificação e, consequentemente, acesso à plataforma.

A dica neste caso é verificar se você já possui o certificado e se ele está dentro da validade. Isso facilitará o acesso.

O que fazer caso não consiga acessar o Conectividade Social ICP?

Se você estiver tentando se conectar ao sistema Conectividade Social ICP e ele apresentar dificuldades, é preciso primeiramente entender a razão.

No caso de instabilidades ou de alto volume de acessos, em que a ferramenta não carrega, é preciso aguardar. Neste caso, tente atualizar a página periodicamente para verificar se já é possível iniciar uma nova sessão.  

Já se o problema estiver relacionado ao sistema JavaScript, a resolução é um pouco mais complexa. Neste caso, será preciso solicitar a ajuda de um técnico que possa avaliar a causa e solucioná-la. Isso também se aplica para o caso de problemas envolvendo o navegador.

Por fim, se você não conseguir acessar a ferramenta por conta de problemas com o Certificado Digital, incluindo seu vencimento, é preciso entrar em contato com uma das autoridades certificadoras. 

Conclusão

imagem de um homem sentado mexendo em um notebook

Neste artigo, você aprendeu que a Conectividade Social ICP é uma ferramenta usada pelas empresas que oferece praticidade e segurança na execução de obrigações trabalhistas.

Viu que, por meio dela, os contratantes podem enviar, consultar e compartilhar informações sobre seus colaboradores relacionadas a temas de FGTS e Previdência Social.

Mas, ao utilizar a Conectividade Social ICP, atente-se  que o acesso está vinculado a um Certificado Digital, cuja função é identificar a empresa ao mesmo tempo em que protege as informações distribuídas.

Gostou do assunto? Para saber mais sobre temas relacionados à RH e colaboradores, não deixe de acessar o nosso blog. 

Este guest post foi produzido pela XP Educação.

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