Controle de frequência de funcionários: quais os tipos e como escolher o ideal para sua empresa!

imagem de uma mulher olhando para o relógio e segurando um óculos

Realizar o controle da frequência dos funcionários é uma das tarefas mais importantes do setor de Recursos Humanos, mas não é a das mais fáceis. Exige método e organização.

E, para realizá-la de maneira eficiente, dinâmica, segura e dentro da lei, é preciso estar atento à legislação trabalhista e contar com ferramentas que façam essa gestão de forma ágil.

Neste artigo, exploraremos os tipos de controle da frequência de funcionários, falaremos de sua importância e abordaremos um pouco sobre o que a lei diz sobre o assunto. Todo o conteúdo foi dividido nos tópicos abaixo:

Boa leitura!

O que é controle de frequência de funcionários?

imagem de um escritório com diversas pessoas sentadas trabalhando em frente a um computador

O controle de frequência de funcionários é uma das atividades que fazem parte do setor de Recursos Humanos. Com ele, você consegue ter uma visão da jornada de trabalho diário de um ou vários colaboradores.

 Esse controle é responsável por registrar as entradas, as pausas e as saídas dos funcionários, para ajudar na contabilização de horas trabalhadas, bem como horas extras e outros adicionais.

Assim, por meio dos dados gerados no controle de frequência de funcionários, é possível analisar e calcular folha de pagamento, taxas de absenteísmo e de atrasos, e outros.

Com a rotina do trabalhador sendo acompanhada, além do cumprimento da lei, é possível obter bons resultados e um gerenciamento mais eficaz do negócio.

O que diz a lei sobre controle de frequência de funcionários?

A Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT, por meio do artigo n° 74, determina que toda a empresa, desde que tenha mais de 20 funcionários, deve realizar o controle de ponto. Neste caso, não se especifica de que modo o controle deve ser feito.

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Importante lembrar que essa obrigação já se deu a partir de 10 funcionários, em 2019, mas a Lei da Liberdade Econômica promoveu uma mudança, tornando-se obrigatório o controle de frequência dos funcionários a partir de 20 trabalhadores.

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

A lei ainda faz menção ao controle de funcionários que trabalham em ambientes externos e em jornadas não eventuais.

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.

§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

Vantagens de fazer o controle de frequência de funcionários

As vantagens de fazer o controle de frequência de funcionários são inúmeras. Muito mais que uma obrigação pela lei, realizar o controle de frequência é capaz de reduzir erros de gestão, evitar processos e organizar o trabalho de um departamento de RH.

Além disso, ele gera informações necessárias no momento de tomar decisões. São insights sobre frequência, absenteísmo e desempenho da jornada do funcionário que são importantes para qualquer gestão.

Reduz erros na contabilização de horas

Com o controle de frequência organizado, há menor chance de erros na contabilização de horas. Afinal, o dia a dia de um profissional de RH é bastante atribulado e contar com uma ferramenta que cuida disso de forma eficiente é uma ajuda bastante efetiva.

Tais ferramentas de controle ajudam no lançamento e registro corretos dos horários, contabilizam conforme o programado  e eliminam o volume de trabalho manual, passível de equívocos.

Cumpre determinações da lei

Se sua empresa possui mais de 20 funcionários, a implantação de um controle de frequência deve ser feita. Por isso, implantar o controle de frequência de funcionários é um passo importante para que sua empresa esteja em dia com as determinações da lei e os direitos trabalhistas.

Há ferramentas que, além de fazerem o registro de ponto, realizam os cálculos necessários, sejam eles flexíveis ou sofisticados, de acordo com as regras que regem a categoria em questão.

Evita processos trabalhistas

Um controle de frequência eficiente evita erros em cálculos que, por sua vez, evitam possíveis processos trabalhistas. É uma forma de garantir e registrar que a empresa está cumprindo com sua parte e remunerando o funcionário de acordo com as leis do trabalho.

Do outro lado, o controle também assegura que o empregado esteja desempenhando seu trabalho de acordo com o combinado e identifica se ele está cumprindo ou não sua jornada de maneira adequada, deixando a empresa sempre respaldada.

Torna a relação trabalhista mais transparente

Um controle de frequência registra todas as informações sobre a jornada de um colaborador, fazendo com que ele se torne um documento que pode ser lido e conferido sempre que necessário, tornando a relação trabalhista mais transparente.

O empregado também registra sua frequência e, ao mesmo tempo, informa o empregador sobre sua jornada de trabalho. São informações importantes que podem ser trocadas por ambas as partes.

Garante organização no trabalho

O acompanhamento da jornada do colaborador e o controle de pontos é uma das principais atividades de um departamento de RH. Por isso, a ferramenta ideal ajuda a sistematizar e a colocar em ordem as informações que chegam todos os dias.

Um controle de frequência de funcionários também auxilia a sistematizar a definição de escalas, além de prever e controlar folgas e férias. Muitas dessas plataformas permitem, inclusive, a personalização e contam com configurações específicas para cada caso.

Com esta dinâmica que envolve cálculos e arranjos mais organizada, os funcionários do setor conseguem se encarregar de atividades estratégicas como, por exemplo, analisar os próprios dados do controle de frequência.

Quais são os tipos de controle de frequência de funcionários?

A primeira ferramenta utilizada para o controle de pontos é datada de 1888, nos Estados Unidos. Desde então, elas evoluíram com a transformação digital e há várias formas e modelos para que o registro de ponto seja feito.

O uso do controle de ponto ficou mais popular aqui no Brasil após a implementação da CLT, que organizou e colocou regras sobre a jornada de trabalho dos colaboradores e obrigou que as empresas se regularizassem a partir dessas normas.

Manual

O controle manual é um tipo de controle de frequência. Ele pode ser um caderno de registro de frequência, também conhecido como livro de ponto, um cartão de ponto em que o funcionário tem que anotar seus horários ou uma planilha que precisa ser alimentada com informações.

Trata-se de uma forma importante de registro, mas pouco funcional. O controle de ponto manual é sensível a fraudes e a erros operacionais que podem ocorrer na hora de realizar os cálculos ou conferir as informações.

Mecânico

O registro mecânico ou cartográfico  trata-se de um cartão que o funcionário insere em uma máquina-relógio que, por sua vez, registra o horário por meio de uma marca ou carimbo.

Apesar de parecer prático, o registro mecânico apresenta uma gestão destes pontos não tão prática, porque é preciso que as informações sobre a frequência sejam reportadas, contabilizadas e analisadas posteriormente de maneira manual, o que abre possibilidades para erros operacionais.

Eletrônico

Um dispositivo de controle de ponto eletrônico reúne os benefícios da tecnologia como as gerações de relatórios e a Internet das Coisas, a IoT, que facilita a integração de sistemas.

Eles podem ser online, por apps, com registro em biometria ou senha. Há vários tipos de softwares que chamamos de REPs, ou Registros Eletrônicos de Pontos. A explicação completa sobre cada um deles será feita ao longo deste artigo.

O que a Portaria 671 mudou sobre o controle de frequência de funcionários?

imagem de uma mulher mexendo no celular em frente ao notebook com dois livros em cima de uma mesa

No ano de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) atualizou as regras e publicou uma nova portaria que diz respeito ao controle de ponto eletrônico pelas empresas.  Ela ficou conhecida como Portaria 671 e alterou e unificou normas que já estavam presentes nas antigas portarias 373 e 1510.

A principal mudança pretendida pela portaria foi dividir todos os formatos de controle de pontos eletrônicos em apenas três categorias distintas: a REP-C, a REP-A e a REP-P.

REP-C

“REP-C”, sigla a para Registros Eletrônicos de Pontos Convencional, é o nome dado ao que era antes chamado de REP, aquele registro de ponto tradicional que fica na parede da empresa, e o ponto deve ser marcado de forma presencial, de acordo com a Lei:

Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

O REP-C é o único modelo em que necessita da aprovação do INMETRO o que lhe confere segurança. Porém, não há vantagens neste modelo como mobilidade e o custo de manutenção costuma ser alto.

REP-A

O “REP-A” era denominado anteriormente por controle de ponto alternativo. Ele é um sistema que possui um software que arquiva as informações sobre a frequência do colaborador. Ele ainda auxilia na visibilidade de horas extras, faltas e adicionais por gestores.

A Lei diz:

§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

REP-P

O “REP-P” é o mais moderno dentre eles e é completamente digital. É prático, dinâmico e que facilita ainda mais a rotina do colaborador. O registro e a contabilização dos pontos é feito de forma integrada. Uma solução completa para o departamento de RH.

Antes, era necessário um acordo ou convenção coletiva para que a marcação fosse feita por este tipo de sistema. No entanto, com a portaria 671, não é mais preciso e as empresas que optarem por este modelo não precisarão de autorização.

Como escolher bom controle de frequência de funcionários?

Escolher um bom controle de frequência de funcionários, que esteja em linha com as necessidades de sua empresa, é uma tarefa e tanto. Afinal, é preciso da adesão dos funcionários e que a veracidade de suas informações seja assegurada.

Há vários modelos disponíveis no mercado e é preciso ficar atento em algumas características que garantirão o bom andamento do trabalho de gestão de ponto.

Estar adequado à legislação

É importante que o REP esteja adequado às resoluções da recente portaria 671, que como já explicados antes neste artigo atualizou as novas necessidades no que diz respeito ao registro de pontos em 2021.

Dentre elas, estão: a necessidade de emissão de comprovante de registro de ponto, horário e jornada contratual do empregado, duração das jornadas realizadas, entre outros.

Possuir medidas de segurança

As informações registradas em um ponto são confidenciais, de posse da empresa, do trabalhador e são passíveis de auditorias e por isso devem estar em ambientes que garantem a sua segurança.

Por isso, escolher uma ferramenta que tenha medidas de segurança é essencial. Os pontos que usam tecnologias online, por exemplo, normalmente são criptografados e contam com arquiteturas de armazenamento em nuvem.

Ter integração com outros sistemas

Registrar de forma eficiente é uma das partes de uma gestão de pontos. A outra é realizar os cálculos e analisar as informações coletadas. Por isso, uma integração entre esses pontos é essencial.

Optar por sistemas que tenham integração com outras facilita bastante na hora de gerar relatórios, sistematizar a folha de pagamento e montar um holerite completo, sem erros operacionais.

Ter mobilidade

Mobilidade hoje em dia é tudo. O mundo é ágil, móvel e o trabalho remoto se tornou realidade. Por isso, ferramentas que podem contar com a possibilidade de ter mobilidade passam à frente.

Há vários setores em que os funcionários não ficam mais todos juntos em um só local e, então, escolher uma opção de controle de ponto móvel está mais alinhada a essa nova lógica do trabalho.

Emitir relatórios e dados para gestão

Decisões devem ser baseadas em dados. Por isso, optar por plataformas de controle de pontos que não só registrem, mas também gerem relatórios, indicadores de frequência e trabalhem dados disponíveis vai ajudar muito na gestão de RH.

Ter uma interface rápida e intuitiva

imagem de uma mulher sorrido segurando um copo com café e mexendo em um tablet

Ferramentas complicadas de manusear não ajudam em nada em um dia a dia atribulado dentro de um RH. Então, se faz importante que os controles de pontos tenham uma interface amigável, rápida e intuitiva. Ela ajuda ainda a evitar erros na hora dos colaboradores registrarem a sua frequência de pontos.

Possuir um bom suporte e atendimento

Imprevistos acontecem. Dúvidas e questionamentos também sempre surgem. Como a tarefa de gerir um ponto é central, não se deve abrir chances para erros.

Por isso, contar com um bom suporte e atendimento é sempre bom e é um fator que deve ser levado em consideração na hora de escolher a plataforma de registro de pontos ideal.

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Além disso, o controle de frequência PontoTel realiza cálculos e outras tarefas de forma automatizada e segura. Com simulador de cálculos com base nas regras trabalhistas e exportação das informações coletadas direto para a folha de pagamento.

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Conclusão

Neste artigo, foi possível aprender um pouco mais sobre a legislação que rege a atividade de controlar os pontos dentro de uma empresa. Foi possível observar também que não se trata apenas de uma função burocrática.

Um sistema de controle de frequência eficiente e bem implementado, aumenta a confiança entre empregador e empregado, assegura que sua empresa está em dia com as obrigações trabalhistas e, ainda, gera dados importantes para tomadas de decisões.

Viu também que há vários tipos de sistema de pontos, o eletrônico, o mecânico e o manual. E que há funcionalidades específicas que podem garantir que o trabalho de controlar os pontos seja feito de forma eficaz e segura.

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