Controle de ponto dos funcionários: Entenda a importância e quando começar a fazer

imagem de uma tela de computador no sistema de controle de jornada da pontotel

Desde os anos 80, o controle de ponto dos funcionários é obrigatório no Brasil e com o passar do tempo, a forma de realizar o registro da jornada do colaborador mudou para se modernizar e se adequar à atualidade. 

Além das obrigatoriedades da Lei, fazer o controle da jornada de trabalho do funcionário traz benefícios para todas as corporações, pois ajuda a otimizar tarefas burocráticas da empresa. 

Neste artigo, você vai entender como deve ser feito o controle de ponto dos funcionários, qual a sua importância e qual é o momento ideal para a empresa passar a realizar o registro de pontos do seu time. Confira os tópicos que serão abordados:

Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!

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O que diz a lei sobre controle de ponto?

O artigo n° 74 da CLT é o que traz as regras mais específicas sobre o controle de ponto.  Ele determina que empresas com 20 ou mais funcionários são obrigadas a fazer o registro do ponto.

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Até 2019, esse número era de 10 funcionários, mas com a Lei da Liberdade Econômica isso mudou e flexibilizou a quantidade para 20 ou mais colaboradores.

No entanto, isso não significa que empresas com menos de 20 funcionários estão proibidas de fazer o registro de jornada, até porque realizar esse controle também oferece diversas vantagens para pequenas empresas.

A legislação mais atual que apresenta a regulamentação acerca do registro do ponto está na Portaria 671, publicada em 2021 e que entrou em vigor no ano de 2022. Ela determina quais tipos de métodos para registro de ponto são permitidos, como você lerá logo abaixo. 

CLT

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) regulamenta as condutas, direitos e deveres do trabalho no Brasil e é a principal referência no país quando se trata de legislação trabalhista

Ela define que um estabelecimento com mais de 20 funcionários precisa fazer o controle de jornada através do ponto. Ao usar o termo estabelecimento, significa, por exemplo, que uma empresa que tem filiais com menos de 20 funcionários não é obrigada a registrar o ponto, já que vale por instalação e não por empresa. 

Além disso, ela prevê as formas possíveis de fazer o registro de ponto, que podem ser

• Manual:por escrito;

• Mecânica:através cartão de ponto ou máquina de ponto;

• Eletrônica:através do ponto digital ou eletrônico.

Portaria 671

Publicada oficialmente em 11 de novembro de 2021, a Portaria 671 veio para atualizar e modificar diversas matérias ligadas à legislação trabalhista, inclusive sobre o registro de ponto.

Ao trazer mudanças importantes sobre o registro de ponto, a portaria 671 revogou duas portarias anteriores, a 373 e 1510. 

Dentre as principais novidades, ela traz os tipos de registro eletrônico que podem ser utilizados e algumas atualizações, que são:

  • REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): mais conhecido como relógio ponto, é o modelo tradicional criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009. Ele continua sendo aceito, porém é preciso se atentar ao programa de tratamento, que precisa ser atualizado.
  • REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): esse formato de registro só pode ser feito quando for autorizado por acordo coletivo de trabalho ou uma convenção. Trata-se de um equipamento que registra de forma fiel os pontos registrados pelo colaborador, não podendo ser alterado. 
  • REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): engloba os programas ou softwares de tratamento de ponto e dos coletores de marcações, em que a Portaria informa que devem ser executados no Instituto Nacional da Propriedade Industrial e podem ser feitos por meio de nuvem ou servidores.

Além dos tipos de registro de ponto permitidos, ela também trouxe mudanças sobre a geração dos arquivos fiscais, em que o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) foi extinto e o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) foi substituído pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada).

Já o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) continua válido, mas em um modelo diferente, e o comprovante de registro de ponto do colaborador precisa ser emitido de forma impressa ou digital.

Quando começar a fazer o controle de ponto dos funcionários?

imagem de um homem olhando para um computador

Para além das obrigações com as legislações trabalhistas, fazer o controle de ponto na sua empresa evita problemas e prejuízos financeiros ao negócio. Entenda a seguir quando começar.

Determinação da lei 

Toda empresa localizada no Brasil precisa seguir a Consolidação das Leis do Trabalho e, como já mencionado anteriormente, ela determina que todo estabelecimento com 20 ou mais funcionários precisa fazer o registro da jornada.

Portanto, para manter-se de acordo com as determinações das leis brasileiras é importante aderir ao registro de ponto eletrônico assim que o estabelecimento atingir essa quantidade de colaboradores.

Erro na contabilização de horas extras e faltas

Se sua empresa passa por dificuldades para contabilizar as horas extras e faltas dos funcionários, fazer o controle de ponto é a solução para resolver esse problema. Ter o controle registrado diário sobre a jornada de trabalho ajuda a evitar esses erros.

Softwares de registro de ponto mais modernos, como o registro de ponto online, podem realizar todas essas contas de forma automática, otimizando processos que antes seriam realizados de forma manual.

Fazer o registro de ponto proporciona maior garantia e segurança tanto para o empregado como para o empregador. 

Desorganização 

Uma empresa que não utiliza do registro de ponto pode enfrentar problemas devido a desorganização. A falta desse controle faz com que os dados sobre o trabalho dos colaboradores fiquem descentralizados e suscetíveis a falhas. 

Se, por exemplo, um funcionário solicitar a informação de quantas horas extras ele fez no fim do mês, é bem provável que o RH não consiga essa informação de forma ágil, por conta da desordem e descentralização de dados sobre a jornada.

Prejuízos financeiros

Se sua empresa começou a ter prejuízos por não conseguir ter controle sobre faltas, horas extras, atrasos ou processos trabalhistas, está na hora de investir na adoção de um registro de ponto.  

Não é vantajoso para nenhum negócio perder dinheiro com algo que poderia facilmente ser solucionado através do registro de ponto. Com ele, há garantia para você e para o colaborador acerca das horas de trabalho.

Processos trabalhistas 

A ausência do registro de ponto está entre as principais causas para o surgimento de processos trabalhistas para uma empresa. Normalmente eles estão relacionados ao pagamento incorreto de horas extras, de adicional noturno ou da própria jornada de trabalho do colaborador.

São situações que estão relacionadas com carga horária e que poderiam ser evitadas e controladas se houvesse o registro de ponto eletrônico.

Qual a importância de ter um controle de ponto dos funcionários?

imagem de um homem segurando um papel, outro homem segurando um tablet e uma mulher ao lado deles

Ter um sistema para gestão de ponto online é essencial para que qualquer empresa consiga fazer um acompanhamento eficaz e detalhado da jornada de trabalho de seus colaboradores. 

Não só para empresa como para o funcionário, o registro de ponto é um sistema benéfico para ambas as partes, vamos entender o porquê. 

Transparência entre empresa e colaborador

Uma relação de transparência entre o colaborador e a empresa melhora as relações no trabalho e o clima organizacional, sendo assim, a adoção do controle de ponto é um dos métodos para que isso aconteça.

Com ele, o controle sobre a jornada de trabalho fica mais confiável e evidente para ambas as partes, evitando erros nos pagamentos, jornadas excessivas e até processos trabalhistas.

Contabilização justa das horas trabalhadas

Normalmente, a contabilização das horas trabalhadas é registrada pelo próprio funcionário em suas entradas, saídas e pausas e é registrado em um software em nuvem especializado.

Por isso, a chance de falhas humanas diminui, além de o colaborador possuir o comprovante de que o ponto foi registrado. 

Evitar problemas na justiça trabalhista 

Se sua empresa tem 20 funcionários ou mais e não realiza o registro do ponto eletrônico, ela está passível de problemas com a Justiça do Trabalho. Isso porque, além do não registro violar a lei, os colaboradores podem entrar com processos trabalhistas consequentes da ausência de comprovação da jornada de trabalho. 

Esses problemas judiciais podem acarretar em multas e processos capazes de levar uma empresa à falência ou com sérios prejuízos. 

Melhora do clima organizacional

Fazer o registro da jornada de trabalho de forma segura e profissional, demonstra da empresa uma preocupação com o bem-estar do funcionário

Estar em um espaço em que há segurança e transparência sobre as informações registradas é positivo para todo o time e, como consequência, melhora o clima organizacional

Quais cuidados devem ser tomados na hora de gerenciar a jornada dos funcionários?

Antes de começar a fazer o registro de jornada dos colaboradores, é necessário ter alguns cuidados, como escolher as ferramentas ideias, saber se elas estão dentro das normas exigidas pela lei e se o modelo é o que mais se adapta com a realidade da empresa. 

Escolha da ferramenta ideal

Hoje há três tipos de ferramentas para registro de ponto permitidos pela lei, são eles: 

  • Registro de ponto manual;
  • Registro de ponto mecânico;
  • Registro de ponto eletrônico.

Por serem mais modernos e otimizarem o trabalho da gestão e do RH, o ponto eletrônico é o mais completo para empresas que buscam estar atualizadas com as tecnologias, com destaque ao ponto alternativo que é realizado através da internet.

Parametrização de regras

Só se preocupar em realizar o controle da jornada de um funcionário não é o suficiente, também é necessário se atentar às regras exigidas pela CLT, cujo mudam de acordo com a categoria do trabalho. 

Algumas categorias possuem regras diferentes sobre o cálculo das horas trabalhadas, até mesmo as convenções podem mudar. Por isso, é importante observar as especificidades das categorias que fazem parte do seu time.

Comunicação clara com os colaboradores

É importante que os colaboradores estejam atentos e bem informados sobre como deve ser feito o registro do ponto e o que fazer em caso de faltas, ausências, trabalho externo e outras questões inerentes à sua jornada de trabalho. 

Preocupe-se em realizar esse treinamento no período de onboarding do funcionário e de sempre estabelecer um canal de comunicação em que o profissional possa tirar suas dúvidas referentes ao tema.  

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imagem de uma pessoa segurando um tablet com gráficos

A PontoTel é uma empresa que atua com soluções de controle de jornada. Nosso propósito é entregar um sistema que seja um aliado ao setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal e que facilite o registro da jornada dos colaboradores. 

Para que isso aconteça, utilizamos o sistema de ponto online, um software moderno e completo que permite que os funcionários registrem o ponto de forma digital. Com ele o RH consegue ter acesso à gestão completa da jornada dos seus colaboradores, indicadores de frequência, cálculo automático de horas e tratamento de ponto.

O formato de registro de ponto disponibilizado pela PontoTel é o mais moderno do mercado, pois desburocratiza processos quando comparado ao ponto manual, mecânico e REP. 

Por ser online, ele vai possibilitar que sua empresa controle jornadas em home office, reduza gastos com aparelhos de registro de ponto, controle o fechamento e travamento da folha de ponto em poucos cliques.

Conclusão

Por fim, para além das obrigações legislativas, fazer o controle da jornada dos colaboradores traz benefícios que impactam diversos setores do negócio, facilita a organização e melhora a relação entre colaborador e empresa.

Se você quer manter uma boa organização na sua empresa e não deseja ter custos extras com multas ou ações trabalhistas, é válido pensar em implementar a gestão de ponto com um sistema moderno e com um bom custo benefício.

Portanto, como apresentado, não é preciso esperar que sua empresa atinja a quantidade mínima de 20 funcionários para aderir ao registro de ponto, comece desde antes para otimizar os processos e se preparar para o futuro.

Se você gostou desse conteúdo e conseguiu entender porque e como realizar o controle dos funcionários, acompanhe o blog da PontoTel para ficar por dentro.

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