Controle de ponto online: veja como funciona e quais as vantagens!

Imagem de um computador em uma mesa com o sistema de bater ponto da pontotel

Com a transformação tecnológica, o setor de Recursos Humanos teve que adaptar tarefas que antes eram feitas de forma manual. Uma delas é o registro de ponto, que com o avanço digital, agora pode ser feito por meio do controle de ponto online.

Com controle de ponto online, é possível agilizar uma das atividades mais demoradas do setor de RH: o fechamento da folha de pagamento. Além disso, a depender do software escolhido, é possível ter acesso em tempo real da jornada do funcionário.

O problema é que nem sempre as empresas escolhem os melhores sistemas para auxiliar o seu dia a dia, e acabam tendo que lidar com ferramentas complicadas e nada modernas. 

Isso acontece principalmente quando se trata de controle de frequência de funcionários, em que alguns métodos ainda são muito ultrapassados. Entretanto, um controle de ponto online eficiente e moderno pode ajudar bastante nesse processo de gestão de jornada.

Mas, se você não sabe como ele funciona ou se realmente possui alguma vantagem em relação aos sistemas tradicionais, está no lugar certo. Neste texto, você irá encontrar detalhes do controle de ponto online. Veja os assuntos principais que serão tratados:

Boa leitura!

banner pontotel controle de ponto online

O que é o controle de ponto online?

O controle de ponto online é uma maneira mais ágil e moderna de realizar o controle de jornada dos funcionários. Ele é um software que funciona em nuvem e, por isso, pode ser conectado a diversos dispositivos para captar as informações de jornada. 

Assim, ele registra a entrada, pausa e saída de funcionários, mas de forma mais moderna e segura que outros registros de ponto tradicionais.

Como funciona o controle de ponto online?

Imagem de uma pessoa mexendo no celular

O controle de ponto online funciona por meio de um software em nuvem, que pode ser utilizado em dispositivos móveis como celulares e tablets, computadores e até mesmo integrado a relógios de ponto. 

No momento em que o funcionário registra o seu ponto, a informação de horário é adicionada ao sistema e somada às demais horas trabalhadas já registradas anteriormente.
Assim, os registros são armazenados diariamente em uma folha de ponto online, e as informações podem ser consultadas a qualquer momento.

O controle de ponto online é aceito pela lei?

Sim. O controle de ponto online é reconhecido em nossa lei e é regido pela Portaria 671. Ela é a grande responsável por determinar todas as regras e obrigações a serem seguidas pelas empresas que adotarem este sistema de controle de jornada.

Dentre suas normas, a portaria é clara ao determinar que as empresas que adotarem o controle de ponto devem cumprir com as determinadas regras abaixo:

  • Disponibilizar o sistema no local de trabalho;
  • Permitir a identificação de empregador e empregado; 
  • Possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado;
  • Não permitir restrições à marcação do ponto;
  • Não fazer  marcação automática do ponto;
  • Não exigir autorização prévia para marcação de hora extra;
  • Não permitir a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo funcionário.

Para facilitar este controle e trazer mais modernidade e robustez, a portaria 671 determinou duas novas modalidades de sistemas de controle de ponto online: o REP-A e o REP-P.

No REP-A pode ser um hardware ou software, ou a combinação dos dois, para realizar o registro alternativo. Para utilizá-lo, contudo, é necessário aprovação mediante convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Já o REP-P, por sua vez, representa as tecnologias mais sofisticadas de controle de jornada do mercado. Ele dispensa aprovação de acordo ou convenção coletiva e, por meio de dispositivos conectados à internet, permite o registro e acompanhamento dos horários de trabalho via celular, tablet ou computadores, acompanhados de um comprovante de ponto eletrônico.
Seu software em nuvem garante não apenas a coleta das informações de forma segura, como também seu acompanhamento em tempo real pelos gestores, por meio de uma ferramenta automatizada e eficiente.

Quais as vantagens e benefícios do controle de ponto online?

Imagem de um homem trabalhando no computador

Investir em um sistema moderno de controle de jornada pode trazer mais benefícios para sua empresa do que você imagina. Afinal, se você já possui uma maneira de controlar a jornada, realizar a troca para um controle de ponto online vale muito a pena.

Dentre tantos benefícios, confira abaixo as cinco maiores vantagens que seu negócio terá ao investir neste sistema de controle de ponto: 

1 – Redução de custos

Toda empresa que possui um sistema ineficiente já precisou lidar com altos custos envolvendo uma má gestão da jornada dos funcionários.

Isso acontece porque muitas vezes, essas empresas não possuem um tratamento de ponto eficiente, o que acaba aumentando as chances de erros de cálculos ou operacionais. Já em outros casos, alguns sistemas utilizados também não possuem proteção contra fraudes, possibilitando a marcação de horas indevidas.

Tudo isso, ainda somado ao grande trabalho da equipe de RH/DP toda vez que precisa fechar o ponto, o que acaba representando altos custos para as empresas. 

Sem um processo eficiente e utilizando um sistema precário, a sua empresa pode sofrer muito mais do que deveria com o controle de jornada

Dessa forma, uma das propostas do controle de ponto online é facilitar toda essa gestão, o que consequentemente acaba reduzindo os custos com a contabilização exata das horas, proteção contra fraudes e melhoria no processo. 

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2 – Maior controle no home office

Em decorrência do rápido avanço e contágio do novo coronavírus, muitas empresas tiveram que atuar na modalidade home office.  Como essa mudança aconteceu repentinamente, muitas não tiveram como adaptar o seu controle de ponto ao novo cenário. 

Aquelas que possuíam um relógio de ponto alocado na empresa, acabaram perdendo a possibilidade de controlar a jornada dos funcionários remotamente. 

Todavia, como o teletrabalho veio para ficar, é interessante que a sua empresa tenha a possibilidade de realizar o acompanhamento da jornada de forma descentralizada. 

É aqui que entra a vantagem do controle de ponto online, pois com ele os funcionários podem marcar o ponto por meio de computadores ou celulares cadastrados no sistema.

Assim, sua empresa não precisa abrir mão de controlar a jornada, e pode acompanhar os horários dos funcionários de forma remota. 

3- Acompanhamento em tempo real

Saber quem já iniciou o expediente, quem está atrasado ou quem está fazendo horas extras, são informações valiosas para a gestão das empresas no dia a dia. 

Principalmente, para aquelas que atuam no ramo de terceirização de mão de obra e precisam garantir que o funcionário externo estará no local combinado com o cliente. 

Com o ponto eletrônico online, fica muito mais fácil ter esse acompanhamento, mostrando dados da jornada dos funcionários em tempo real. E, o melhor, é possível ter todas essas informações na palma da mão por meio de um aplicativo de gestão, oferecidos por sistemas alternativos como o PontoTel

4- Redução de processos trabalhistas

Mesmo durante uma pandemia, as horas extras estavam presentes como assuntos mais recorrentes no ranking de processos trabalhistas no Tribunal Superior do Trabalho (TRT). Somente até agosto de 2020, já foram mais de 30 mil processos registrados

Isso mostra a importância de ter uma forma de controle eficiente para evitar esse tipo de problema, e assegurar que os direitos e deveres dos funcionários sejam cumpridos. 

Com um sistema mais eficiente e marcações de ponto descentralizadas, a redução de processos trabalhistas envolvendo questões da jornada de trabalho ocorre de forma natural. 

Isso porque, uma vez que sua empresa tem todos os registros de horas dos funcionários, ela garante sua segurança jurídica e pode usar em sua defesa em uma eventual ação trabalhista.
Sem contar que, com um sistema rápido que faz o cálculo das horas dos funcionários de forma automática, a sua empresa evita erros operacionais e até mesmo fraudes. Dessa forma, consegue reduzir de forma drástica os passivos trabalhistas

 5- Automatização nos processos do RH 

Imagem de um computador na mesa com o sistema pontotel na tela

Por fim, uma das maiores vantagens do controle de ponto online é que ele automatiza as tarefas e processos do RH.

Ao aderir um sistema desses, você realmente conseguirá ver a otimização de fechamento da folha de ponto e não terá o trabalho de ter que lidar com diversos sistemas simultaneamente. 
No mesmo sistema que os seus funcionários fazem o registro de ponto, você pode fazer a gestão de ponto completa, com o cálculo automático de horas, lançamento de atestados e dispensas, controle de banco de horas e exportação para a folha de pagamento de forma fácil.  

Qual o melhor controle de ponto online do mercado?

imagem de um celular com o sistema pontotel na tela

Atualmente, existem diversos sistemas de controle de jornada muito eficientes. Mas, para escolher o ideal para sua gestão, é importante saber quais funcionalidades são prioridade para sua empresa. 

Por exemplo, se a prioridade para a sua empresa for um sistema que faça o registro de diversas formas, que conte com um banco de horas robusto e tenha diversas regras de cálculos atendendo a diversas convenções coletivas, você precisa escolher um dos mais modernos do mercado.

O PontoTel tem todas essas qualidades e muitas outras funcionalidades! Ele facilita o seu dia a dia, e tem  um visual bastante agradável e intuitivo. Além disso, esse sistema possui mais de 30 tipos de relatórios que facilitam a análise de dados para tornar o seu RH muito mais estratégico

Grandes empresas já conhecem e confiam na nossa solução. Agende um contato gratuito com um de nossos consultores e eles te mostrarão como o sistema PontoTel pode ajudar a sua empresa! 

Quais os benefícios do controle de ponto online para os colaboradores?

Ao longo deste texto, você pôde ver diversas vantagens que um bom controle de ponto online pode trazer para a sua empresa. Mas não acaba por aí, ele também pode trazer diversos benefícios aos seus colaboradores também. Acompanhe!  

Maior transparência entre gestor e colaborador

Com o controle de ponto online, o próprio colaborador pode acompanhar suas informações de ponto, dispensando a impressão de comprovantes de ponto. Basta que ele acesse a sua folha de ponto digital e confira todos os dados de suas jornadas. 

Isso contribui para uma relação mais transparente, pois ele saberá que todas as informações de sua jornada são acompanhadas por um sistema eficiente e que ele pode ter acesso a essas informações. 

Possibilidade de autogestão dos pontos

Poder fazer a autogestão de sua folha dá ao funcionário uma sensação de maior autonomia, e de que a sua relação com a empresa é bastante transparente. 

Ele mesmo pode acompanhar a sua jornada, ver quando está realizando muitas horas a mais, se tem se atrasado ou faltado muito. Esse tipo de informação acaba passando despercebida no dia a dia, quando não se tem uma forma de controle. 

Com esses dados, os colaboradores poderão facilmente cuidar de seus horários e, assim, melhorar a sua performance dentro da empresa. 

Flexibilidade 

Um sistema de ponto online garante que a jornada de trabalho continue sendo acompanhada mesmo no home office. 

Isso traz ao empregador mais confiança em deixar os funcionários atuarem desta maneira, o que acaba dando mais flexibilidade ao funcionário. E não para por aí, esses sistemas também favorecem a adoção de banco de horas, tornando sua gestão mais fácil. Com isso, abre portas para jornadas flexíveis. 

Todos esses quesitos são cada vez mais buscados por profissionais atualmente e, se a sua empresa puder oferecer esses benefícios com segurança, só terá a ganhar aumentando a produtividade e motivação dos colaboradores.

Conclusão

Depois de conhecer um sistema desses, com certeza a sua empresa deve estar considerando adotá-lo. A boa notícia é que ele pode ser implantado de forma bastante rápida, sem precisar de infraestrutura ou licenças de software e, você ainda pode escolher o plano de acordo com a demanda da sua empresa. 

São muitas vantagens, em um sistema moderno e eficiente que com certeza irá otimizar os processos operacionais do seu RH, além de reduzir custos e garantir a segurança jurídica da sua empresa.
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