Entenda o que são políticas internas, para que servem, qual a importância delas na empresa e como aplicá-las

Dois homens observando um caderno

Assim como as atuais formas de organização na sociedade, toda empresa que deseja manter-se estável no mercado precisa ser regida por regras próprias que garantam seu pleno funcionamento. Para que isso aconteça, a criação de políticas internas tornou-se um dos pontos essenciais para a manutenção da ordem nas corporações. 

As políticas internas surgem para determinar as formas de conduta que uma empresa adota. Com elas, é possível estabelecer padrões de comportamento e formalizar o que se espera na relação entre empregados e empregadores

Cada vez mais, corporações de todos os segmentos vêm percebendo a necessidade da criação de boas políticas internas como um processo para a obtenção do sucesso da empresa.

Por isso, neste artigo serão abordados os principais tópicos sobre políticas internas, para que você entenda e aplique na sua empresa. Confira os tópicos que serão tratados:

Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!

O que são políticas internas?

Políticas Internas são o conjunto de regras que regem as formas de conduta que uma empresa adota. Também chamado de Regulamento Interno, Norma Interna ou Normatização, esse documento existe para estabelecer as obrigações entre contratante e contratado durante sua jornada na empresa.

De forma resumida, as Políticas Internas existem para evidenciar o que se deve fazer em uma empresa, isso quer dizer, o comportamento que ela espera dos seus funcionários. 

Elas estabelecem políticas de forma determinada a algum departamento ou de forma geral; ela explica, por exemplo, como proceder com  a utilização de algum equipamento eletrônico da empresa e o que pode ser acessado ou não nos documentos desta.

Esses documentos podem ser instituídos por meio de regulamentos internos, planos de carreira, códigos de ética ou de conduta, programas de compliance ou de governança corporativa, por exemplo.

Para que servem políticas internas?

As políticas internas servem para determinar qual conduta deve ser seguida pelos funcionários dentro da empresa. Ela estabelece os comportamentos adequados para o ambiente de trabalho. 

A criação de políticas internas é importante para o desenvolvimento de uma empresa. Ele possibilita que o negócio cresça de acordo com as normas vigentes no país e com uma conduta ética interna. 

Além de estabelecer regras de interesse próprias para a organização e gestão da empresa, as políticas internas vão ajudar a corporação a se adequar às mudanças do mercado. Por exemplo, as políticas internas podem trazer regras na adequação às novidades sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Outro ponto no qual as políticas internas podem ser úteis são para salvaguardar a empresa de processos trabalhistas, pois estabelecem regras claras, devendo ser apresentadas ao colaborador para serem aceitas.

Mas como isso pode ser possível, na prática?

Para exemplificar melhor, suponha que sua empresa decidiu, obrigatoriamente, transferir um colaborador de uma sede para outra e ele não ficou satisfeito com a decisão. Caso esteja previsto nas políticas internas aceitas por ele, não será possível entrar com nenhum processo, uma vez que ele aceitou as condições ao ingressar na empresa. 

Porém, é necessário salientar que as políticas internas não podem ser criadas com o objetivo de criar práticas abusivas para se aproveitar do colaborador que, muitas vezes, está precisando muito do emprego. Todas as políticas criadas devem estar em consonância com as leis trabalhistas do Brasil.

É essencial lembrar que a política interna deve atender as necessidades do colaborador e da empresa para que ela tenha efetividade; ela não pode ser unilateral, pois poderá gerar conflitos e insatisfação entre os funcionários.

Políticas internas nas organizações

Políticas Internas são necessárias em todas as organizações que desejam manter a ordem e um bom vínculo com seus colaboradores. Isso vale não só para empresas, como também para ONGs, países, espaços públicos e até mesmo no seu próprio lar. 

Na hora de escolher quais são as regras da sua organização é preciso levar em consideração o histórico e o futuro do negócio; o regimento das políticas internas devem refletir no que é a empresa hoje e no que ela pretende ser no futuro. 

Sabendo disso, é hora de criar o regimento da organização. Ele surge também para suprir necessidades peculiares ao ambiente que, muitas vezes, não estão descritas na legislação trabalhista; é como se fosse um complemento às regras já existentes no país.

Manter políticas internas atualizadas e que proporcionem a segurança, bem-estar e harmonia de todos os colaboradores é uma tarefa que toda organização deveria realizar para conseguir se manter competitiva com o mercado hoje e no futuro.

Qual a importância de políticas internas na organização?

Um dos principais motivos para a criação de políticas internas de uma organização é obter sucesso ao determinar quais são as condutas e os comportamentos que cada colaborador precisa seguir. Isso evita conflitos internos, uma vez que todos estão cientes de quais atitudes devem ter ou não.

Deixar claro como deve ser a relação que deve haver entre colaborador e empresa no ambiente de trabalho é importante para estabelecer confiança e segurança para ambas as partes.

Quando o colaborador sabe quais são seus limites, ele se sente mais confortável sobre as ações que pode ou não realizar dentro da empresa, o que faz com que ele acabe deixando de lado possíveis receios de punição.

Outro ponto relevante para a criação de políticas internas é a oportunidade de trazer maior segurança à empresa. Com elas é possível, por exemplo, determinar que um colaborador não pode comentar fora do trabalho sobre determinadas informações relacionadas à empresa, isso vai desde resultados à estratégias de negócio.

Em suma, a definição de políticas para a empresa vai resolver questões internas que a Lei no Brasil ainda não abordou, trazendo soluções para a ausência de regras claras sobre diversos assuntos que a justiça ainda não tratou.

Por que definir boas políticas internas?

Toda empresa que deseja ter êxito no mercado precisa criar boas políticas internas e, para isso, deve haver uma colaboração mútua entre gestão, empregados e o time de recursos humanos

Boas políticas internas entendem as necessidades da empresa e de quem trabalha nela. Elas não podem atender apenas interesses do próprio negócio, devendo compartilhar de direitos e deveres para ambas partes. 

Sabendo disso, fica mais fácil criar regulamentos internos que irão promover o bem-estar de todos no trabalho. Além disso, a criação de boas normas permite a competitividade da empresa no mercado, uma vez que ela precisa estar atenta às novidades para implementá-las.

Por exemplo, se surge uma tendência de flexibilidade no mercado de trabalho e sua empresa não quer ficar para trás, são nas políticas internas que a corporação vai definir como a flexibilidade é adotada e como o funcionário pode desfrutar dela.

Portanto, uma boa política interna alavanca as chances de uma empresa prosperar, além de atender às necessidades internas do negócio e de todos os seus colaboradores.

Vantagens de políticas internas nas organizações

Adotar políticas internas, com certeza, é uma das melhores formas de colocar sua empresa no caminho certo. São diversas as vantagens de se estabelecer boas normas internas.

Desde os processos internos até as relações entre a gestão e os colaboradores melhoram, pois elas possibilitam que tudo fique bem definido e segmentado. Assim, cada um consegue entender o que fazer, como fazer e o necessário para se adequar às políticas e à cultura da empresa.  

Uma boa política interna consegue melhorar a comunicação interna, otimiza a realização das atividades, contribui com a organização geral da empresa e traz mais segurança aos colaboradores. Entenda a seguir sobre as vantagens de criação de boas normas para seu negócio. 

Maior transparência entre empregador e colaborador

O estabelecimento de normas internas possibilita uma maior transparência entre empregador e colaborador. Uma empresa transparente é aquela que consegue transmitir de forma clara como é sua gestão e sua cultura interna.

O colaborador se sente mais seguro e despreocupado quando a corporação se preocupa em criar políticas internas bem definidas, pois fica evidente as ações e os comportamentos que ele pode ter dentro da empresa, extinguindo dúvidas e receios que haveria na ausência de regras. 

Processos internos bem definidos 

Criar políticas na empresa contribui com um regime de processos internos bem definidos, evitando desperdício de tempo e falhas na execução, por exemplo. 

Essa padronização de processos proporcionada pela criação das políticas internas vai permitir que a empresa formalize processos que já vinham sendo utilizados e instrua os colaboradores sobre a melhor forma de realizá-los para, assim, alcançar resultados melhores.

A construção de processos internos ao criar as políticas internas se dá a partir da observação de métodos preexistentes. Sendo assim, a empresa avalia o que tem funcionado para manter e o que pode ser retirado ou aperfeiçoado.

Manual de boa conduta para empresa e funcionário

Outra vantagem é a criação de um manual com boas condutas dentro das políticas internas. Ele vai possibilitar que a empresa apresente diretrizes que fomentem a cultura e um bom clima organizacional na empresa, já que todos terão as mesmas regras e tratamento.

A definição de boas condutas na empresa proporciona mais profissionalismo, segurança e uma melhor reputação para todos. Quando se sabe o que é tolerado ou não e se impõem normas de comportamentos éticos, cresce um ambiente mais tranquilo, harmonioso e com uma imagem positiva para o mercado.

Segurança em possíveis causas trabalhistas

A criação de políticas internas pode evitar que a empresa perca causas trabalhistas. Isso acontece porque quando o colaborador é contratado ele deve ler as políticas internas do negócio e concordar com ela.

Contudo, é importante que essas políticas estejam em consonância com a legislação. Por exemplo, uma empresa não pode exigir que um funcionário trabalhe mais de 12 horas por dia só porque está em suas normas internas, porque tal atividade não é permitida por lei.  

Portanto, se a regra criada pela empresa estiver de acordo com a legislação trabalhista brasileira e tiver o aceite do colaborador, ele não poderá entrar com processos a respeito de temas que estavam nos documentos de políticas internas do negócio.

Como fazer uma política interna na empresa?

O primeiro passo é entender quais são os pontos mais cruciais que devem estar no documento e, sobretudo, ter ciência de que não é permitido infringir a legislação brasileira, acordos e convenções sindicais. 

Depois disso, deve-se avaliar quais são os comportamentos e a cultura presente na empresa, o que precisa ser mantido e o que pode ser aperfeiçoado.

A construção de políticas internas precisa ser feita em conjunto com colaboradores, gestão e o time de RH, para que elas possam atender as demandas de todas as partes. Só assim as normas estabelecidas poderão tornar o ambiente harmônico e agradável.  

Defina quais as prioridades da empresa junto ao RH

O time de Recursos Humanos e a gestão da empresa precisam se reunir no processo de criação de políticas internas para entender quais são as prioridades do momento. 

Com isso, é preciso avaliar os processos internos da empresa, entender se eles funcionam bem e estão sendo produtivos. Caso haja problemas, solucionar deve ser a prioridade.

A empresa sempre deve priorizar solucionar processos e situações que possam estar ocasionando dificuldades para o bom funcionamento do negócio, e só depois disso pensar nas políticas para melhorias. 

Pense em um manual de como agir nas situações

Imagine que um funcionário esqueceu sua conta profissional conectada em um outro computador e sua empresa teve parte dos dados vazados por um acesso indevido. O que acontece depois de situações como essa?

Um manual para instruir os funcionários em casos como este pode ser de extrema importância.

Pense sobre como sua empresa deve se comportar em situações que podem afetar a segurança e o funcionamento pleno desta, e inclua isso dentro das políticas internas para que os colaboradores estejam preparados para lidar com diversas situações.

Quais são as políticas internas de uma empresa?

As políticas internas de uma empresa são definidas pelo próprio negócio conforme as suas necessidades.

De forma geral, elas estão diretamente ligadas às regras a serem seguidas na corporação, como forma de relacionamento com os colegas de trabalho, condutas que devem ser seguidas e funcionamento do plano de carreiras.

Essas normas internas precisam adequar-se à realidade da empresa, ou seja, se sua empresa trabalha em um formato totalmente remoto, não precisará, por exemplo, definir regras de convívio no espaço de trabalho ou condutas de vestimenta.

Ainda seguindo a ideia do trabalho remoto, ao criar normas internas você também pode adotar a inclusão de sugestões ao trabalho. A empresa não pode controlar o que o colaborador faz em seu espaço de trabalho em casa, mas pode sugerir que organize o ambiente e apresente algumas práticas para manter o foco no trabalho remoto.

Diferença entre políticas internas e política de RH

Por serem bem parecidos, é comum que políticas internas e políticas de RH sejam confundidas. 

Porém, enquanto as políticas internas tratam mais sobre comportamento, atitudes e ações do colaborador no ambiente da empresa, a política de RH estará mais voltada para a gestão de pessoas. 

Para exemplificar, a política de RH se preocupa mais com os processos de seleção e recrutamento, gestão de benefícios, cargos e salários, treinamento e desenvolvimento. Tudo isso refletindo nos valores da empresa. 

As políticas internas também agregam os valores da empresa, contudo, elas abordam mais a relação do funcionário com a empresa na atualidade. Por exemplo, como ele deve utilizar uma máquina da empresa, como ele deve se comportar com seus colegas de trabalho ou como se vestir. 

Ambos recebem contribuição do time de Recursos Humanos para sua execução, de forma mais veemente na política de RH, porém é importante que ele esteja presente na criação de ambos para assegurar o prevalecimento da cultura da empresa. 

Conclusão

Ficou evidente, portanto, a importância de estabelecer boas normas internas para que uma empresa mantenha a ordem e prevaleça com uma boa cultura organizacional. Nesse processo, é bom salientar a necessidade de uma construção de forma colaborativa.

Nesse sentido, as políticas internas irão servir como um documento que, para além da regência de regras, fortalece a construção da marca, desde a cultura até o branding. 

Logo, é sempre necessário ter cuidado e zelo ao criar as políticas internas, valorizando a construção em grupo, pois será um documento seguido por todos o corpo da empresa.

Entender a necessidade de ter políticas internas traz respaldo e credibilidade para a empresa de forma interna e externa. Os seus clientes também perceberão a organização do seu negócio que, certamente, refletirá em uma boa reputação. 

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