Saiba como o ponto digital otimiza a rotina no RH da sua empresa

imagem de um celular com o pontotel na tela

O ponto digital é uma das ferramentas que mais contribuíram para a transformação digital e otimização de processos na rotina das empresas nos últimos anos. 

Controlar a frequência dos colaboradores nunca foi uma tarefa fácil, afinal, cada funcionário faz, por dia,  pelo menos quatro marcações de ponto. Geralmente ao longo de um dia de trabalho são marcados o ponto de entrada, almoço ida e volta, e fim do expediente.

Todas essas informações consolidadas ao final do mês se transformam em uma soma de horários, e cabe ao RH realizar o tratamento dos dados para tirar os apontamentos das jornadas de trabalho

O problema é que muitas empresas ainda dependem de sistemas ultrapassados para realizar essa tarefa, e quanto maior o quadro de funcionários, mais complicada e demorada se torna a gestão do ponto. 

Em alguns casos mais críticos, o fechamento de ponto chega a fazer com que os responsáveis fiquem mais de duas semanas apenas nessa tarefa. Por consequência, essa demanda atrasa outros processos e traz prejuízos para a organização. 

Seria muito mais fácil se tivesse uma forma melhor de realizar o controle de jornada, não é mesmo? 

A boa notícia é que hoje em dia sua empresa não precisa mais perder muito tempo no controle de jornada, graças ao controle de ponto digital. 

Nesse texto você irá descobrir o porquê e como o ponto digital otimiza os processos do RH. 

Falaremos sobre: 

Vamos lá!

controle de jornada digital e gestao de pessoas

O que é ponto digital?

O ponto digital é um tipo de controle de jornada que representa uma alternativa aos  sistemas de ponto tradicionais. Ele traz em sua composição a automatização e a digitalização da marcação de ponto.

Ao pesquisar por ponto digital na internet você provavelmente encontrará diversos aparelhos de relógio de ponto, mas o que trataremos neste texto é totalmente diferente. 

Aqui você irá descobrir como funciona a versão mais avançada da tecnologia de gestão de jornada.

Como funciona o ponto digital?

gif aplicativo de ponto do sistema PontoTel

O ponto digital funciona por meio de um sistema de ponto eletrônico com funcionamento em nuvem. Isso quer dizer que ele não necessita de fios ou qualquer conexão a cabo para seu funcionamento. 

Basta que o sistema seja configurado com as informações da sua empresa para começar a funcionar. 

Então, a partir do momento em que o colaborador registra o seu ponto, todas as informações são armazenadas em um servidor. Com isso, elas podem ser consultadas a qualquer momento, sem a necessidade de extrair as informações e passá-las para outro sistema. 

Toda a gestão de ponto é feita pelo sistema de ponto digital. 

Agora, você sabe qual a diferença do ponto digital para o relógio de ponto? É bem simples, veja a seguir. 

Qual a diferença do ponto digital para o relógio de ponto?

foto de um dedo registrando a digital para bater o ponto

As maiores diferenças entre o ponto digital e o relógio de ponto estão na mobilidade e funcionamento. 

Os relógios de ponto convencionais precisam ser conectados a cabos e estarem fixos em alguma parte da empresa. Além disso, o relógio apenas faz a coleta dos pontos, para extrair as informações é necessário um sistema auxiliar chamado de Programa de Tratamento de Registro de Ponto. 

Já o ponto digital é totalmente móvel e não precisa de cabos ou sistemas auxiliares. Ele por si só já é um sistema completo, desenvolvido para captação dos pontos, tratamento e gerenciamento de jornada. 

Ponto digital é seguro?

Muitas empresas possuem certo receio quando se trata de ponto digital, por ser uma tecnologia considerada nova. 

Entretanto, a verdade é que ele se prova muito mais seguro do que relógios de ponto convencionais, já que é incorporado a diversas medidas de segurança que garantem o seu funcionamento. 

Além disso, na realidade ele também não é tão novo assim. Para você ter uma ideia, a PontoTel já está na missão de tornar o controle de jornada das empresas mais eficiente e otimizado desde 2014.

Mas falando sobre segurança, a seguir você encontra os motivos que tornam esse sistema uma das opções mais seguras para sua empresa. 

Proteção contra fraude

Imagem de um celular com o aplicativo de bater ponto da pontotel na tela

Os sistemas digitais passam por diversos testes de segurança da informação antes de começar a funcionar. Além disso, também apresentam suas próprias medidas de segurança e proteção contra fraudes. As principais são:

  • Reconhecimento facial e voz;
  • Geolocalização; 
  • Senha ou QR Code.

Entenda melhor como elas funcionam. 

Reconhecimento facial e voz

O reconhecimento facial no ponto digital funciona de forma super simples.

No momento em que o colaborador registra o seu ponto ele se posiciona para uma foto,  a imagem dele é capturada e comparada com as demais armazenadas no banco de dados do sistema. 

E assim, é feito o reconhecimento facial, com base na comparação das imagens armazenadas, é como se o sistema aprendesse o rosto do colaborador e com isso, identificasse sua imagem toda vez que ela aparece, a isso é dado o nome de biometria facial.  

No caso de alguma inconsistência na imagem capturada, o sistema envia uma notificação ao gestor que pode verificar se foi realmente aquele colaborador que marcou o ponto.

Além da captura de imagem do colaborador, o sistema também é capaz de fazer o seu reconhecimento por voz. Impossibilitando, assim, qualquer fraude em sua marcação. 

Geolocalização 

Por ser totalmente móvel, as empresas possuem receio de que com o ponto por aplicativo os colaboradores façam as marcações fora da empresa ou marquem o ponto depois de saírem, forçando uma hora extra

Mas, para barrar essa prática existe a geolocalização. Ela atua fazendo o reconhecimento do local em que foi marcado o ponto.

Dessa forma, você tem a certeza de que o colaborador bateu o ponto no local previamente autorizado e combinado. E assim como o reconhecimento facial, o sistema também notifica o gestor no caso de alguma inconsistência. 

Senha ou QR Code

Outras duas medidas de segurança usadas pelo ponto digital são a senha ou QR Code. 

A senha utilizada no sistema é pessoal e intransferível. Para o colaborador iniciar o seu processo de registro antes ele precisa digitar sua senha, confirmar o seu nome na tela, e então bater o seu ponto.

A mesma coisa para o ponto por QR Code, para iniciar a marcação de ponto, é necessário que o colaborador apresente sua etiqueta ao sistema, para que ele seja reconhecido e então o processo de marcação comece. 

Após isso, o processo de batimento de ponto ainda conta com o reconhecimento facial de quem bateu o ponto, e a geolocalização. Ou seja, o processo de marcação de ponto é totalmente seguro sem brechas para fraudes ou erros operacionais. 

Essas são apenas algumas das medidas de seguranças de um sistema de ponto digital, e, se tiver interesse, você pode conhecer as outras marcando uma conversa com um de nossos consultores. Eles te mostrarão como elas funcionam na prática. Não perca tempo e agende já uma demonstração

Mesmo conhecendo as inúmeras medidas de segurança, é comum que muitas empresas se questione se esse tipo de controle de ponto é adequado à lei. 

A dúvida é bastante pertinente, pois segurança jurídica é um dos pilares que mantém a longevidade de uma organização. 

E a resposta para essa dúvida é que sim, esse modelo de ponto é compatível com a lei. Afinal, não basta ter inúmeras medidas de segurança se não respeitar as exigências da lei.  

Veja algumas dúvidas comuns a respeito deste assunto?

Ele é homologado pelo ministério do trabalho?

Assim como os aparelhos de registro de ponto, o ponto digital também precisa seguir todas as recomendações do Ministério do Trabalho e Previdência. 

Por isso, ao buscar um software de ponto para sua empresa,  pergunte se o sistema era adequado a todas as regras e recomendações da Portaria 373, e se já está se adequando às novas exigências da Portaria 671.

Essa nova portaria extingue as portarias 1510 e 373, e consolida todas as regras de ponto eletrônico em um único documento,  regulando o uso desses modelos nas empresas e propondo algumas regras para seu funcionamento. 

Além disso, ela traz denominações diferentes para os modelos de ponto eletrônico, com essa nova redação da lei agora existem três tipos de ponto eletrônico, são eles:

  • REP-C – O relógio de ponto convencional;
  • REP- A – O registro de ponto alternativo que agrega o coletor e o Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
  • REP – P –  Registro de ponto via programa, considerado o mais completo controle de ponto, esse modelo é composto pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Nessa nova nomenclatura, podemos dizer que o ponto digital pode ser tanto REP – A quanto REP-P, pois ambos funcionam de forma online e digital. 

Mas para além da coleta dos pontos, não podemos nos esquecer de que a antiga Portaria 1510, trazia regras para o tratamento dos pontos. E assim como a 373, essa nova portaria incorporou essas regras e trouxe novas previsões ao sistema de tratamento. 

O PontoTel já se adequava às antigas portarias e agora está adequado à nova portaria 671, para registro e coleta de ponto. Então, se sua empresa procura um ponto digital seguro e adequado à lei, o PontoTel é uma ótima escolha, 

Agora que você sabe tudo sobre a segurança do ponto digital, precisamos falar melhor sobre suas vantagens e funcionalidades.

O ponto digital possui integração?

Sim, o ponto digital é tão avançado que possui integração com os mais variados sistemas de folha de pagamento. Isso faz com que você exporte as informações da jornada para o sistema de folha de pagamento em poucos cliques. 

Além dessa integração, o PontoTel também é capaz de se comunicar com o seu relógio de ponto, caso você já tenha um na sua empresa e não queira abrir mão dele. 

Com isso, o seu tratamento de ponto será muito mais rápido e você poderá consultar as informações em tempo real, o que não é possível nos sistemas tradicionais. 

Quais as vantagens do ponto digital?

Com tudo o que falamos até agora, você já viu que o ponto digital é muito mais eficiente do que qualquer planilha ou sistema ultrapassado. Mas não acaba por aí, ele tem mais vantagens que são importantes mencionar. 

Separamos seis vantagens para você entender melhor, são elas: 

  • Inovação;
  • Bom custo benefício;
  • Programas fáceis e intuitivos;
  • Implantação e suporte online;
  • Ponto no home office
  • Indicadores sobre a frequência.

Inovação

Quem busca o ponto digital, com certeza quer inovar e ter uma alternativa ao sistema já utilizado na empresa. 

Essa é uma das maiores vantagens desse tipo de controle de jornada, ele traz as maiores e mais inovadoras tecnologias ao seu RH, tornando o que era ineficiente em algo muito mais prático e funcional. Dando adeus a papelada e as horas de trabalho dedicadas a um único processo. 

Bom custo benefício 

Além das horas extras que a sua empresa paga ao setor de RH ou DP toda vez que eles precisam ficar até mais tarde para resolver os problemas de gestão de ponto, usar um sistema ultrapassado ainda gera gastos como insumos do relógio de ponto, manutenção e sistemas auxiliares. 

O bom é que com o ponto digital tudo isso fica no passado. Por ele funcionar em dispositivos móveis, você não precisa mais de um único aparelho específico, basta utilizar um tablet, um celular ou até mesmo um computador para realizar a marcação de ponto.

Sem contar que o ponto digital também não precisa passar por nenhuma manutenção ou compra de insumos. Ele funciona de forma online em nuvem, então pode riscar da lista manutenções, compra de licenças, ou qualquer tipo de insumo. 

E, por fim, nada de sistemas auxiliares. Com um único sistema você tem todas as etapas da gestão de ponto desde o registro ao tratamento.

Programas fáceis e intuitivos 

Você sabia que quanto melhor a interface de um sistema, mais fácil se torna operar ele? 

O novo sistema não pode ser um obstáculo para o seu RH, por isso o ponto digital possui uma interface intuitiva e amigável.  A pessoa que irá operá-lo poderá aprender rapidamente todos os comandos do sistema sem complicações.

Implantação e suporte online

Nada de ficar esperando um técnico de instalação na sua empresa, o ponto digital possui implantação totalmente online. 

Aqui na PontoTel, após contratar o sistema, você pode marcar um horário com a pessoa responsável e ela te guiará e te auxiliará em todo o processo de implantação, até que a sua equipe esteja 100% familiarizada com o sistema.

E, não se preocupe, caso surja alguma dúvida após o processo de implantação, você ainda poderá contar com um suporte de rápido atendimento e também com o suporte online, que traz tutoriais de todas as funções do sistema.

Ponto no home office 

Com toda a mudança de rotina causada pela pandemia do coronavírus, as empresas tiveram que migrar às pressas para o trabalho remoto

E mesmo após passado o período de mais risco, algumas empresas optaram por continuar no trabalho remoto ou até mesmo adotar o modelo híbrido

Nessa mudança, algumas organizações abriram mão de controlar a frequência, mas o problema é que isso pode ser um risco para sua empresa. 

É como trabalhar no escuro, você não sabe se o colaborador já iniciou seu expediente, se já terminou o dia ou se está trabalhando por mais tempo do que deveria.

A saída para isso é justamente o ponto digital, com ele você consegue ter controle da sua operação mesmo à distância, e até mesmo no modelo híbrido, pois os colaboradores podem marcar o ponto pelo celular, estando em casa ou no trabalho. 

Com esse tipo de sistema de ponto, você poderá saber o status das jornadas dos funcionários, monitorar o banco de horas ou horas extras e, claro, ter mais informações sobre o dia a dia da sua empresa. 

Ademais, sua empresa ainda pode garantir que os funcionários estejam cumprindo a jornada conforme a legislação.

Indicadores sobre a frequência

Como falamos no tópico anterior, o controle de ponto digital traz mais segurança e permite que o RH esteja mais perto do dia a dia dos colaboradores. Mas além disso, ele pode te trazer ótimos indicadores de frequência

O sistema PontoTel, por exemplo, possui mais de 30 relatórios gerenciais que tratam sobre absenteísmo, horas extras, banco de horas, auditoria, entre outros indicadores.  

Em poucos cliques você extrai aquele relatório que a diretoria pediu “para ontem”. E  pode observar gráficos em tempo real tanto por computador quanto pelo aplicativo de gestão, podendo visualizar informações separadas por setor, local de trabalho e, até mesmo, por funcionários. 

Essas são as principais vantagens do ponto digital, ele não é apenas um sistema de marcação de ponto,  é um sistema completo de gestão de jornada com muitos benefícios para sua empresa.

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Como o ponto digital otimiza as rotinas do RH?

Depois de descobrir as maiores vantagens do ponto digital, você deve estar se perguntando como de fato esse sistema otimiza as rotinas do RH

Vamos falar sobre isso agora. 

Diversas formas de registro de ponto 

Começando pelo básico, um bom sistema de ponto deve ser capaz de registrar o ponto, mas é importante que ele não tenha apenas uma forma de fazer esse registro.

Por isso, diferente do relógio de ponto, o ponto digital é capaz de registrar o ponto por diversos meios, como por exemplo, computador, tablet, celular, whatsapp, e até mesmo por ligação telefônica se for necessário.

Isso facilita a rotina da sua empresa e evita a situação de “relógio de ponto quebrado”. Com mais de uma forma de marcar o ponto, seus colaboradores não terão desculpas para não registrar sua jornada.

Veja como é fácil fazer o registro de ponto no sistema PontoTel! Assista ao nosso vídeo:

Sistema único 

Como já comentamos nesse texto, o ponto digital é um sistema único. Isso facilita muito a rotina, já que você consegue consultar ou inserir informaçṍes a qualquer hora, basta abrir o sistema. 

Com ele não é mais necessário puxar informações do relógio, nem esperar até o final do dia. As informações estão ao seu alcance em poucos cliques. 

Cálculo de horas automático 

Conforme os registros vão acontecendo, o sistema vai calculando as horas diárias dos colaboradores e separando-as de acordo com a jornada pré-cadastrada. 

Quantas horas o colaborador fez de adicional noturno? Ou de hora extra? O sistema te mostra todas essas horas consolidadas e separadas. Ou seja, acaba com aquela planilha de cálculo de horas ou com o cálculo à mão. 

Isso também evita a ocorrência de erros humanos, que podem trazer problemas para as empresas. 

Gestão de banco de horas

Toda empresa tem as suas particularidades em relação ao banco de horas. Algumas possuem um cálculo de banco de horas simples, já outras apresentam regras de cálculo mais complexas. 

O sistema precisa se adequar à sua necessidade, e oferecer uma gestão de banco completa. 

Isso vai desde o armazenamento das horas, até a transformação dessas horas em relação à sua regra de cálculo, à baixa do banco e à manutenção dele. 

E essa é uma das tarefas que o ponto digital pode auxiliar a sua empresa, o que torna o processo de gestão de banco mais rápido e menos complicado.   

Tratamento de ponto em duas etapas

A melhor maneira de otimizar os processos do RH é permitir que os colaboradores façam a autogestão de sua folha de ponto

Isso além de aumentar a relação de confiança entre empresa e colaborador, permite que eles acessem o sistema e adicione pendências a sua folha, corrijam pontos, lancem justificativas de falta e até mesmo façam a gestão de suas horas. 

Aumentando assim a produtividade e despertando o senso de responsabilidade dos funcionários. Dando a eles uma noção mais ampla de sua jornada de trabalho, vendo dados de limite de banco de horas, atrasos ou horas extras.

Mas, e se o funcionário quiser burlar o sistema de ponto?

Bom, essa será uma tentativa fracassada. No sistema PontoTel, é possível dividir responsabilidades por perfil de usuário, dessa forma os colaboradores possuem acesso limitado a correções simples, e qualquer alteração que for realizada pelo seu acesso fica gravada no histórico do sistema. 

Além disso, o travamento é feito em duas etapas. Primeiro, o funcionário faz a gestão da folha. Depois, o gestor confere todas as alterações e trava a folha. Uma vez que ela é travada, o funcionário não consegue alterar mais nenhuma informação.

Agora, imagine o tempo que o seu RH pode economizar no tratamento de ponto se a folha chegar já toda organizada e completa. Porém, se a sua empresa não quiser fazer o tratamento dessa forma, também é possível que só o RH faça ou que o tratamento ocorra entre gestor e RH. 

O melhor é encontrar uma maneira que funcione para sua empresa e, para isso, o ponto digital possui todas essas facilidades.

Fechamento de ponto

Depois de todo o tratamento do ponto, chegou a hora de fechar a folha e enviar as informações para o sistema de folha de pagamento. 

Com todas as etapas que passamos antes, com certeza você terá uma economia enorme do tempo gasto nesse processo.

Se você quiser conferir um depoimento de uma empresa que realmente conseguiu diminuir o seu processo operacional, entre em contato conosco e peça já um case de sucesso!

imagem de um computador com o sistema de folha de ponto da pontotel na tela

Conclusão

Agora que você tem as principais informações sobre o ponto digital, com certeza já sabe que ele é a melhor alternativa para sua empresa. Não perca tempo e modernize o seu controle de jornada!

Você verá que todos aqueles processos e erros operacionais não serão mais um problema para a sua gestão.

Se quiser ver como o nosso sistema funciona na prática, agende agora mesmo uma demonstração!

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