RAIS: entenda o que é, para que serve e veja quem precisa fazer a declaração

Homem utilizando um notebook com a tela apresentando o acrônimo RAIS

É muito importante que um país tenha dados registrados sobre como está a situação da empregabilidade em seu território. Para conseguir tais informações, um documento chamado RAIS passou a ser obrigatório com o intuito de facilitar essa coleta de dados.

Logo, para coletar as informações, a Relação Anual de Informações Sociais passou a ser uma declaração incluída nas obrigações das empresas, o que também facilita a catalogação de dados sobre os funcionários.

Neste artigo, você entenderá o que é a RAIS, para que serve, e se sua empresa precisa fazer essa declaração. Confira os tópicos que serão abordados neste texto:

O que é a RAIS e para que serve?

Homem em um quarto escuro mexendo em um notebook

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um documento obrigatório que foi instituído pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975. Ela é um relatório que deve ser enviado ao Ministério da Economia anualmente por pessoas jurídicas registradas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ).

As informações deste documento são divididas por idade, ocupação, localização, classe econômica, tempo de trabalho, grau de escolaridade do trabalhador e rendimento. 

Por meio dele, as empresas enviam ao Estado informações sobre o seu negócio e sobre os funcionários que trabalham nelas. O intuito do RAIS é fazer com que o Ministério da Economia consiga obter dados sobre o estado dos trabalhadores no país e, assim, elaborar as estatísticas trabalhistas.

Assim, o RAIS possibilita que o governo consiga saber a quantidade de pessoas empregadas e de empregos formais em todo o país, bem como informações sobre demissões, contratações e criação de novos empregos.

Além disso, é por meio dessa declaração que o governo define quais são os trabalhadores que têm direito ao PIS (Programa de Integração Social), um abono salarial feito para ajudar profissionais de baixa renda.

Quem precisa declarar a RAIS?

Segundo informações do site oficial do Governo Federal, todas as empresas registradas no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e que tenham tido colaboradores cadastrados no ano-base de referência precisam enviar as informações da RAIS. 

De forma mais específica, são esses os casos que necessitam a declaração da RAIS: 

  • Empresas e filiais vinculadas à pessoa jurídica sediada no exterior;
  • Empresas de qualquer tamanho que possuam funcionários registrados;
  • Pessoas físicas e autônomas que possuam funcionários cadastrados;
  • MEI que tenha um funcionário contratado;
  • Órgãos públicos municipais, estaduais e federais, de administração direta e indireta.

Como fazer a declaração?

De maneira geral, para fazer a declaração do RAIS, é necessário baixar um software chamado GDRAIS (Programa Gerenciador de Declaração). É por meio dele que a empresa insere as informações necessárias para a entrega da declaração. 

Contudo, regras definidas pela Portaria 1.127/19 determinam que, para empresas do grupo 1 e 2, o envio das informações da RAIS precisa ser feito mensalmente, por meio do eSocial. São elas:

  • Grupo 1: empresas com faturamento superior a R$78 milhões;
  • Grupo 2: empresas com faturamento inferior a R$78 milhões, com exceção às optantes pelo SIMPLES.

Se sua empresa não se encaixa nesses grupos, deve-se fazer o download do programa por meio do site da RAIS e preencher as informações solicitadas no formulário, que dizem respeito a: 

É extremamente importante preencher esses dados com cautela e sempre revisá-los antes do envio, isso porque enviar as informações com erros pode gerar inconsistências e até penalidades, como você verá no tópico a seguir.

Quais as penalidades para quem não declarar a RAIS?

A empresa que não entregar declaração da RAIS pode ser prejudica por meio de cobrança de multas pela falta da entrega.

Há diversos motivos pelos quais uma empresa deixa de realizar a declaração da RAIS, seja por falta de atenção com o prazo ou até por desconhecer a necessidade do envio do documento.

Entretanto, a empresa que não declarar a RAIS ou entregar   o documento com omissão ou informações imprecisas deverá arcar com o pagamento de multas.

Mesmo que a empresa seja penalizada, não fica isenta da necessidade do envio do documento, e ele precisa obrigatoriamente ser enviado ao Ministério da Economia/Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, mesmo com atrasos.

Multa por atraso do envio da RAIS

Segundo o artigo 2 da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, em casos de atraso no envio, a empresa está sujeita a pagar uma multa de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 a cada dois meses em caso de persistência no atraso. 

Para exemplificar, na prática, se a sua empresa atrasar o envio das informações e registrá-las apenas dois meses depois, deverá pagar um montante de R$ 532,04, que refere-se a multa de atraso mais um bimestre de persistência no atraso. 

O atraso por longa data e a lavratura de Auto de infração – quando um agente público registra de forma oficial o atraso – pode gerar prejuízos ainda maiores para a empresa. 

Dependendo da quantidade de funcionários na empresa, o valor da multa também pode aumentar:

“Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.”

Multa por falsa declaração da RAIS

É necessário também ter cuidado com falsas declarações, sejam elas intencionais ou não. Quando uma empresa insere informações inconsistentes, ela pode ser penalizada com o pagamento de multas.

O valor da multa por declaração falsa ou informação inconsistente é de R$ 425,64, somada à quantia de R$ 26,60 por cada colaborador com informações imprecisas ou omitidas. Essa quantia é dobrada caso a correção das informações aconteça após o último dia do ano no qual deveria ser informada.

Quais informações devem constar na RAIS?

A empresa precisa informar na RAIS os dados referentes às contribuições sindicais patronais referentes ao ano-calendário, e fornecer os dados de todos os trabalhadores empregados. São eles:

  • Data de admissão;
  • Dados do trabalhador: data de nascimento e CPF;
  • Valores relacionados às verbas rescisórias;
  • Data e razão da rescisão de contrato;
  • Os valores de parcelas integrantes e não integrantes dos pagamentos mensais dos trabalhadores, com discrimação de cada um deles. 

Essas informações precisam obrigatoriamente serem registradas de forma precisa, para que a empresa não tenha que arcar com multas por entrega de relatório impreciso.

Quem não deve ser relacionado na RAIS?

Existe um grupo específico de trabalhadores que não devem ser relacionados no documento da RAIS. Conforme consta no site oficial, estes são os grupos não incluídos:

  • “diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
  • autônomos;
  • eventuais;
  • ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, Conselheiro Tutelar etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
  • estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;
  • empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006;
  • cooperados ou cooperativados; e
  • diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações dos partidos, quando remunerados com valor mensal igual ou superior a 2 (duas) vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral de Previdência Social.”

É necessário se atentar a estes trabalhadores específicos, pois, mesmo que haja alguns deles na sua empresa, não há necessidade de serem incluídos.

O que é RAIS negativa?

RAIS negativa é uma declaração entregue pela empresa que não possuiu empregados no ano-base. Nela, são fornecidos apenas dados relacionados aos estabelecimentos. 

Sobre esse assunto, surgem dúvidas sobre a necessidade do Microempreendedor Individual realizar ou não a entrega da declaração, mas, por fazer parte do grupo 3, este público está dispensado de realizar a RAIS negativa, conforme orienta o art. 18-A da Lei Complementar nº 123/2006.

A entrega do documento de negativa é feita por meio do site do Ministério da Economia, e precisa ser preenchido com informações como dados do estabelecimento, endereço, informações sindicais e dados do responsável.

RAIS e eSocial

O eSocial é a ferramenta mais recente de prestação de informações do empregador ao Estado. Ele é um projeto de vários órgãos do Governo Federal, e tem como intuito ajudar as empresas a cumprirem suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada, reduzindo custos, processos e o tempo gasto com essas ações.

A chegada do eSocial trouxe algumas desobrigações para determinados grupos de empresas. Segundo a Portaria n° 1.127/2019, os grupos 1 e 2 ficam isentos de realizar a declaração RAIS.

Isso acontece porque, por meio do eSocial, as empresas já enviam as informações necessárias que o Governo precisa para fazer o levantamento de dados. 

Contudo, isso não faz com que as empresas fiquem livres de enviar as informações. Assim como na RAIS, o não envio das informações acarreta em multas para o negócio.

Sendo assim, atente-se ao grupo em que sua empresa faz parte, para não perder a data e ter prejuízos financeiros.

Principais dúvidas sobre a RAIS

Se você chegou até aqui e ainda restam dúvidas sobre a RAIS, confira as principais questões sobre o assunto a seguir: 

Como deve ser entregue a RAIS em atraso?

Caso você tenha perdido o prazo de entrega da RAIS, o primeiro passo é organizar todas as informações necessárias para fazer essa entrega o mais rápido possível. 

A forma de entrega é feita da mesma forma que seria feita caso tivesse sido entregue dentro do prazo, por meio do software chamado GDRAIS (Programa Gerenciador de Declaração).

O que acontece se não entregar a RAIS negativa?

A entrega da RAIS negativa também é obrigatória, em caso de não entrega a empresa fica sujeita ao pagamento de multas, conforme determina a Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009. 

Qual o valor da multa por atraso na entrega da RAIS?

Conforme o artigo 2 da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, caso haja atrasos no envio, a empresa precisa pagar uma multa de R$ 425,64, mais R$ 106,40 a cada bimestre em caso de persistência no atraso.

Portanto, além do valor fixo de R$ 425,64, ao passar de cada dois meses, acrescenta-se R$ 106,40 na dívida da empresa.

O empregador doméstico é obrigado a entregar a RAIS?

Não, o empregador doméstico não é obrigado a entregar a RAIS.

Segundo a lista disponível no site do Ministério da Economia, empregados domésticos, regidos pela Lei nº 11.324/2006, não precisam entregar a RAIS. Além disso, um dos motivos que levam a não obrigatoriedade é o fato de que o empregador doméstico não é uma pessoa jurídica, e a RAIS é exigida apenas de empresas. 

Microempreendedor Individual deve declarar a RAIS?

Na maior parte das vezes, não. Isso porque o microempreendedor individual que não possui funcionário não precisa declarar a RAIS, só é necessário para empresas que tenham, no mínimo, um funcionário, como orienta o art. 18-A, § 1º da Lei Complementar nº 123/2006. 

O MEI faz parte da categoria do Grupo 3 do eSocial, que inclui Empresas de Pequeno Porte, Microempresa, entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoas físicas, com exceção de domésticos.  

Sendo assim, deve-se atentar ao calendário deste grupo ao realizar a declaração de envio. 

Conclusão

Por fim, ficou evidente a importância de fazer a Relação Anual de Informações Sociais, para garantir os direitos dos seus colaboradores, alimentar os dados governamentais sobre trabalho no Brasil e evitar que sua empresa pague multas.

Como foi mostrado, o processo de preenchimento do RAIS não é complicado, sendo necessário apenas o download do software e o preenchimento das informações corretas. O mais importante no processo é certificar-se de que todas informações necessárias foram colhidas corretamente. 

Seguindo os passos e orientações apresentadas neste artigo, sua empresa estará dentro das normas trabalhistas do país e evitará gastos extras com multas.

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