Setor pessoal: entenda o que faz, qual a importância e quais características tem um profissional da área

imagem de quatro pessoas trabalhando juntas olhando para um notebook

O sucesso de uma empresa depende principalmente do bom relacionamento dela com seus empregados, para conseguir mantê-los engajados e motivados. Neste sentido, o setor pessoal tem um papel importante para fazer com que isso se torne realidade. 

Isso porque o setor de departamento pessoal é o responsável por criar uma relação ética, respeitosa e sadia entre empregador e empregado. Atuando não só em rotinas burocráticas, mas também estratégicas. 

É essa área que está o tempo todo prezando pelo cumprimento da legislação trabalhista, mas principalmente zelando para que os colaboradores estejam motivados, potencializando a produtividade e facilitando a retenção de talentos

Sabendo da importância deste setor na rotina empresarial, este artigo vai detalhar suas funções, responsabilidades e práticas diárias. Você vai saber o que faz o setor pessoal de uma empresa e muito mais. Confira abaixo o que será abordado.

Boa leitura!

gestao de jornada e redução de custos

O que é setor pessoal?

imagem de um homem de costas em frente a um quadro branco com desenhos em vermelho

O setor pessoal é o departamento responsável pela gestão dos colaboradores da empresa, organizando e estando à frente de processos burocráticos à estratégicos, que vão do fechamento da folha de pagamento a ações para reter talentos.

Qual a importância do setor pessoal?

A principal importância do setor pessoal de uma empresa é de assumir a responsabilidade para que a legislação trabalhista seja cumprida.

Além disso, deve sempre estar atento para manter os colaboradores engajados, com ações que possam motivar os funcionários. Sendo assim, o setor pessoal é importante para manter e promover uma boa relação entre empregador e empregado.

O que faz o setor pessoal?

O setor pessoal tem múltiplas funções dentro de uma empresa, que vão de rotinas administrativas a ações estratégicas. Entre as principais rotinas deste setor é possível destacar:

Cumprimento de leis trabalhistas

O profissional que atua no setor pessoal tem um importante papel para que a legislação trabalhista seja cumprida a fim de evitar processos trabalhistas. Até por isso, ele precisa sempre estar atento à CLT e às normas que regem a relação da empresa com seus colaboradores. 

Gestão de férias, licenças e atestados

Colaboradores do regime celetista têm direito às férias, licenças e atestados, se necessário, e quem deve gerir essa rotina é o setor pessoal.

Além de ser o responsável por solicitar documentos, como no caso de atestados, ele deve zelar para que os empregados tirem férias durante o período concessivo.

É esse setor também que deve se manter ativo na comunicação com outras áreas para que uma possível ausência do colaborador, por licença ou férias, não interfira na produtividade das equipes.

Folha de pagamento

O fechamento da folha de pagamento sem dúvida é uma das rotinas mais importantes e burocráticas de uma empresa e sua organização é de responsabilidade do setor pessoal. 

É essa área que deve realizar e prezar para que o cálculo da folha seja feito corretamente. Inserindo o pagamento de adicionais como horas extras, adicionais de insalubridade, periculosidade e realizando os descontos de FGTS, INSS, tudo de acordo com a lei. 

Recrutamento e Seleção

Ser assertivo no processo de Recrutamento e Seleção é um passo essencial para que a empresa alcance o sucesso. Nesta rotina, o setor pessoal tem um papel tanto administrativo como estratégico. 

Isso porque o setor além de criar mecanismos para divulgar a vaga, fazer a triagem de currículos, entrevistas dos candidatos, precisa desenvolver um planejamento tático para atrair bons talentos no mercado. 

Demissão

A demissão é um momento delicado na empresa e que pode criar animosidade entre a organização e o colaborador que será demitido. 

Sendo assim, o setor pessoal deve não só zelar para que todos os pagamentos e verbas rescisórias sejam feitos corretamente ao colaborador na sua saída, mas também encontrar formas para que a saída desse profissional siga um padrão de respeito e humanidade. 

Fornecimento de dados à órgãos públicos

Toda empresa tem por obrigação legal fornecer informações aos órgãos públicos que respondem pela legislação trabalhista, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, por exemplo. Cada dado enviado a esses órgãos é importante para que a empresa esteja em dia com a lei. 

Neste sentido, quem é o grande responsável pelo fornecimento de dados aos órgãos públicos é o setor pessoal, que precisa fazer o recolhimento de dados, gestão e envio dos mesmos a quem é de direito, para evitar multas e passivos trabalhistas

Administração e controle do gerenciamento do ponto

O gerenciamento dos dados de ponto e a organização do melhor modelo, conforme as necessidades da empresa e da legislação, é outra rotina cujo responsável é o setor pessoal. Esse levantamento de dados, aliás, é importantíssimo para o fechamento da folha. 

Sem contar que o controle da jornada de trabalho é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, mas também serve de resguardo para que pequenas e médias empresas tenham como comprovar que o colaborador está cumprindo seu horário de trabalho. 

Além disso, essa gestão de ponto por parte do RH, pode ser utilizada de forma estratégica, já que os modelos de ponto eletrônico digitais entregam os dados de atraso, faltas, em tempo real.

Sem contar que o acesso a esses dados podem ser feitos via web, tablet, celular ou APP, facilitando a organização das escalas de trabalho.

O que é preciso para trabalhar no setor de departamento pessoal?

imagem de três pessoas sentadas no escritório conversando

Agora que você já sabe o que faz o setor de departamento pessoal, vai descobrir quais os requisitos para trabalhar neste setor.

Devido às inúmeras rotinas que envolvem o manuseio de dados e documentos, de acordo com a legislação trabalhista, o profissional do setor pessoal precisa principalmente ter um grande conhecimento das leis do trabalho.

Mas não só isso, ele precisa entender a estrutura do departamento pessoal, conhecer o funcionamento dos órgãos públicos e também ter expertise para mediar a relação entre os colaboradores e a empresa para garantir um bom clima organizacional

Entre as principais características que o profissional que atua no departamento pessoal deve ter, estão:

  • Empatia com outros; 
  • Facilidade para trabalhar em equipe; 
  • Facilidade para se comunicar; 
  • Postura motivadora; 
  • Visão crítica e ampla sobre os acontecimentos, para prevenir problemas na empresa; 
  • Entendimento da legislação trabalhista; 
  • Habilidade para gerir conflitos

Quais são os cargos no setor pessoal?

O setor pessoal deve ser formado por uma série de profissionais capacitados, com competências distintas e ao mesmo tempo complementares, para que a mediação entre colaborador e empresa seja a melhor possível. 

Os cargos que formam esse departamento são:

Gestor ou coordenador de DP

O gestor ou coordenador é o profissional que está a frente do planejamento estratégico do departamento, ou seja, seu papel vai além da execução de tarefas. Esse cargo do DP inclusive é de quem gerencia e determina o plano de ação dos profissionais da área. 

Analista

O analista também atua no apoio ao planejamento estratégico do setor, contudo sua função é muito mais na prática, executando o que foi proposto no planejamento determinado pelo gestor do setor pessoal. 

Contudo, ele tende a assumir as tarefas mais complicadas e estratégicas, devido a sua expertise. 

Assistente

O assistente é o profissional que executa tarefas mais burocráticas dentro do departamento, como gestão de salários, organização da folha de pagamento, cumprimento de prazos e rotinas ligadas à integração. 

Auxiliar

O auxiliar é o apoio dos outros profissionais do setor pessoal em rotinas administrativas como inserir dados em planilhas, organizar documentos e outros. 

Ele deve sempre estar acompanhado por um assistente ou analista que deve orientá-lo sobre como agir em determinadas situações. 

Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?

É comum no mercado que RH e Departamento Pessoal sejam consideradas como palavras sinônimas, isto é, que possuem o mesmo significado, entretanto, existem diferenças entre essas duas áreas na prática. 

O RH possui uma função mais estratégica, ligada principalmente à gestão de pessoas, retenção de talentos e ações para motivar os colaboradores. Já o departamento pessoal está ligado à parte administrativa da relação trabalhista, atuando pelo cumprimento da lei. 

Se por um lado o RH busca manter o funcionário motivado com ações e benefícios, por outro o DP tenta cumprir com as burocracias que giram em torno da CLT e da legislação trabalhista e previdenciária. 

Métricas que o setor pessoal deve monitorar

O papel do setor pessoal vai além do gerenciamento e monitoramento das rotinas trabalhistas. O setor também deve ter um papel estratégico, com decisões que façam toda a diferença na produtividade e atuação das equipes. 

Contudo, isso só é possível se a empresa monitorar métricas que fazem a diferença para manter os colaboradores motivados e engajados, inclusive tendo como sanar problemas que estejam fazendo com que o trabalhador se ausente com frequência do trabalho. 

Conheça a seguir algumas dessas principais métricas.

Acidentes de trabalho

Conseguir contabilizar o número de acidentes de trabalho e os porquês deles terem acontecido é o primeiro passo para evitar esse tipo de ocorrência. 

Aliás, essa métrica pode ser uma importante sinalização para criar ações de prevenção e organizar treinamentos para gestores e colaboradores da área. 

Índices de turnover

A taxa de turnover é um importante indicador para saber de fato como está a rotatividade de funcionários na empresa. 

Com esses dados em mãos, a organização pode criar ações para reter talentos e principalmente desenvolver estratégias de recrutamento para contratar o candidato ideal. 

Sem contar que a partir desse dado é possível avaliar quais foram as motivações e como mudar esse cenário para evitar que outros profissionais saiam da empresa. 

Taxas de absenteísmo

Avaliar a taxa de absenteísmo, que está ligada a faltas excessivas dos colaboradores, pode ser um indicador decisivo para levantar possíveis motivos que levaram o colaborador a se ausentar do trabalho. 

Motivos como problemas pessoais, insatisfação com a empresa e doença podem ser alguns dos principais. 

Conhecer essas questões é importante para se ter uma conversa franca com os profissionais que se ausentam ou se atrasam demais, para assim tentar resolver o problema o mais rápido possível, sem que ele interfira na produtividade e resultados da organização. 

Como facilitar a rotina do setor pessoal?

imagem de um homem mexendo em um sistema no computador

Contar com o setor  pessoal organizado e principalmente com facilidades para otimizar as rotinas deste departamento pode fazer com essa área evite erros e principalmente consiga manter uma relação sadia entre a empresa e seus empregados. 

Abaixo você confere alguns pontos que se bem trabalhados podem facilitar a rotina do setor pessoal. 

Otimizar processo de recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção exige que as empresas cada vez mais humanizem essa rotina. 

Isto é, utilizar técnicas, como a experiência do candidato, que considerem esse futuro empregado como um parceiro de trabalho, tentando alinhar seus objetivos profissionais com as metas da empresa.

E essa melhoria é importante já que um estudo da American Staffing Association (ASA) apontou que a cada 10 profissionais, 7 acreditam que o recrutamento das empresas é automático e impessoal. 

O segredo então é valorizar o ser humano, a pessoa, respeitando as diferenças e dando perspectivas para o seu crescimento. 

Já pelo lado gerencial, automatizar o processo com softwares que contribuam para a gestão de talentos, armazenamento de currículos e triagem prévia podem deixar esse processo mais assertivo.

Controle de ponto eletrônico

Outra rotina importante para ser organizada e que pode facilitar o dia a dia do setor pessoal é a do controle de ponto eletrônico

Esses dados são essenciais para o fechamento da folha e também para que a empresa tenha um controle gerencial da jornada dos colaboradores. Tê-los em tempo real pode agilizar esse processo e isso é possível através da automatização. 

Uma boa plataforma de controle de ponto neste sentido é o PontoTel, que pode dar à empresa uma gestão centralizada dos dados de jornada e um controle em tempo real dos dados. Com a plataforma PontoTel a empresa conseguirá:

  • Oferecer múltiplas formas de registro aos colaboradores;
  • Acompanhar as jornadas de trabalho com dados em tempo real;
  • Eliminar fraudes com um sistema antifraude com 8 medidas de segurança;
  • Garantir o cumprimento da lei, seguindo os requisitos da CLT e da portaria 671;
  • Ter acesso a relatórios de inconsistências e indicadores de desempenho;
  • Reduzir em até 80% o tempo para fechar a folha de pagamento;
  • Economizar até 30% com o pagamento de horas extras;

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Conclusão

Este artigo destacou a importância que o setor pessoal tem no crescimento da empresa, principalmente porque é o grande responsável por manter uma boa relação entre os empregados e a empresa.

Além disso, é o setor pessoal também que acompanha de perto o cumprimento das leis trabalhistas, cuidando de rotinas como o fechamento da folha de pagamento, controle da jornada e envio de dados e documentos dos funcionários para os órgãos do trabalho.

Até por isso, o profissional deste departamento precisa ter características específicas para conseguir ser assertivo nas decisões e contribuir com o engajamento e a motivação dos colaboradores. 

Por fim, este conteúdo mostrou alternativas para facilitar um pouco a rotina deste setor, eliminando burocracias e deixando ele mais livre para ser estratégico. 

E você, entendeu o funcionamento do setor pessoal e sua responsabilidade para manter uma boa relação da empresa com os empregados? Se você gostou deste artigo e quer saber mais sobre gestão de pessoas e RH, acesse o blog PontoTel

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